نتائج الاجتماعات تتطلب التسجيل الوثائقي في شكل محاضر. عند صياغة هذه الوثيقة ، من المهم أن تعكس النقطة الرئيسية للمناقشة ، وتقديم المناقشة بأكملها بإيجاز قدر الإمكان.
يتم وضع المحضر بعد الاجتماع من قبل سكرتير الاجتماع ، الذي يجب عليه إما تدوين الملاحظات أثناء المناقشة ، أو الاحتفاظ بسجل للإملاء. الخيار الثاني هو الخيار الأمثل لحل النزاعات المحتملة.
بصريا ، يتكون المستند من الأجزاء التالية:
- معلومات عامة؛
- جدول أعمال الاجتماع ؛
- المناقشة والقرارات المتخذة.
معلومات عامة
تتضمن كتلة المعلومات هذه العنوان والموقع (المدينة والتاريخ ووقت الاجتماع) وقائمة الأشخاص الحاضرين. عنوان الاجتماع هو العنوان. على سبيل المثال ، اجتماع لمجموعة العمل حول قضايا الموظفين. تشير كتلة التاريخ والوقت إلى معلومات حول الاجتماع الذي تم عقده مباشرة ، وليس حول تاريخ توقيع البروتوكول.
إذا تم عقد الاجتماع من قبل هيكل دائم (لجنة ، مجموعة عمل ، إلخ) ، فإن المعلومات العامة تشير إلى الاسم الكامل للرئيس الدائم وسكرتير الاجتماع.
عند إعداد قائمة الحاضرين ، يجب الإشارة إلى أسماء المناصب وأماكن عمل المدعوين. تبدأ كتلة المعلومات هذه بكلمة "الحاضر". في حالة أن الاجتماع ينص على التصويت ، يتم تقسيم الحاضرين في المحضر إلى مجموعتين - مع حق التصويت وبدون حق المشاركة في التصويت.
جدول أعمال الاجتماع
يتم وضع جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع. ومع ذلك ، هناك استثناءات ، على سبيل المثال - للاجتماعات العاجلة. تسرد هذه المجموعة قضايا الاجتماع دون تحديد المتحدثين والوقت المحدد للتقارير. حتى إذا تم عقد الاجتماع لمناقشة موضوع واحد ، فإنه لا يتم تضمينه في عنوان الوثيقة ، ولكن يتم وضعه في شكل جدول أعمال.
اعتمادًا على الحد الزمني للخطاب ، يمكن الموافقة على جدول الأعمال المقدم تلقائيًا أو طرحه للتصويت من قبل الرئيس. في هذه الحالة ، تبدأ المناقشة بمسألة الموافقة على جدول أعمال الاجتماع. إذا لم تكن هناك اعتراضات ، فإن هذا القرار يتخذ شكلًا رسميًا في المحضر على النحو التالي: "تم طرح مسألة الموافقة على جدول الأعمال للتصويت". وفيما يلي نتائج التصويت على الشكل: "صوّت: لصالح - (عدد الأصوات) ، ضد - لا ، ممتنع - لا".
المناقشة واتخاذ القرار
أكبر مجموعة من الأسئلة محجوزة لتعكس مسار المناقشة. يتم وضع كل قضية على جدول الأعمال في قالب منفصل ، بدءًا من الصياغة من جدول الأعمال. ويتبع ذلك مسار التقرير الذي يتم على الشكل التالي: "استمع: (الاسم الكامل للمتحدث)". ينصح الناسخون ذوو الخبرة بعدم نسخ الخطب ، ولكن ترك المعنى العام ، والذي يمكن التعبير عنه في عدة جمل. إذا كان من المهم الحفاظ على معنى معظم التقرير ، فيمكنك الاستشهاد بأطروحات الخطاب أو مقتطفات من العرض التقديمي في ملحق البروتوكول ، مع الإشارة إليها في نص الوثيقة.
الأمر نفسه ينطبق على انعكاس مسار المناقشة. إذا التزم العديد من المتحدثين بنفس وجهة النظر ، فيمكن إضفاء الطابع الرسمي على خطاباتهم بالشكل التالي: "المتحدثون (الأسماء الكاملة للمتحدثين) الذين أيدوا رأي المتحدث".
نتيجة لكل سؤال ، يجب صياغة حل. يجب أن يتم إعدادها مسبقًا في مشاريع القرارات أو يصوغها المشاركون في الاجتماع أنفسهم أثناء المناقشة. يتم اتخاذ القرارات في شكل تركيبات محددة ، والتي يجب تقديمها بشكل واضح ودقيق. القرارات بشأن الخطب الإعلامية البحتة يمكن أن تؤخذ في الاعتبار من قبل المشاركين في الاجتماع.
إذا كان الاجتماع ينص على تصويت ، فيجب أن تحتوي المحضر بعد كل قضية على نتائجه: "تم اتخاذ القرار بالإجماع" ، "تم اتخاذ القرار بأغلبية الأصوات" ، "لم يتم اتخاذ القرار." في الحالات التي يتم فيها حذف القضايا من المناقشة ، أو تأجيلها إلى اجتماع آخر أو عدم النظر فيها بسبب غياب المتحدث.
في النهاية ، يتم التوقيع على المحضر من قبل رئيس الجلسة وأمين السر ، وإذا لزم الأمر ، يتم التصديق عليه بختم المنظمة التي عقدت الاجتماع.
