الدفق هو وثيقة رسمية مطلوبة لتسجيل ما يحدث أثناء المناقشة بدقة. الآن يتم الاحتفاظ بالبروتوكولات حتى في اجتماعات العمل والمفاوضات. تحتوي هذه الوثيقة على سجل متسق لجميع القضايا التي ناقشتها اللجنة والقرارات المتخذة بترتيب زمني. إذا كان عليك التعامل مع التسجيل ، فتذكر أن إعداد هذا المستند يتم على عدة مراحل.
تعليمات
الخطوة 1
تمرين. سجل جميع المشاركين في الاجتماع ، وضح ، إن أمكن ، بالترتيب الأبجدي ، أسمائهم ومواقفهم. يجب أن تعكس هذه المعلومات في البروتوكول بأكبر قدر ممكن من الدقة ، بدون الاختصارات المعتادة.
الخطوة 2
طرق وضع البروتوكول. كل هذا يتوقف على الطريقة المعتادة لتسجيل المعلومات حول اجتماعات اللجنة في منظمة أو شركة معينة: إما أن يكون ذلك مختزلًا ، أو تسجيلًا صوتيًا ، أو ملاحظات مكتوبة بخط اليد. بناءً على ذلك ، سيتعين عليك إعداد بروتوكول ، ونسخ نص أو تسجيل صوتي ، بالإضافة إلى المحتوى المجرد للتقارير التي كانت على جدول الأعمال.
الخطوه 3
البروتوكولات كاملة وموجزة. إذا لم يتم تحذيرك مسبقًا بشأن نموذج البروتوكول المعتمد في المنظمة ، فيمكنك أن تقرر بنفسك ما هو أكثر ملاءمة.
الخطوة 4
عند إعداد بروتوكول كامل ، سيتعين عليك الاحتفاظ بسجل لجميع الخطب والتقارير ، مع وصف كل منها على الأقل أطروحة. ويقتصر البروتوكول القصير على تسجيل أسماء المتحدثين وموضوعات خطاباتهم فقط.
الخطوة الخامسة
تسجيل المحضر. في مثل هذه الوثيقة ، يجب الإشارة إلى اسم المنظمة ، والتاريخ الفوري لاجتماع اللجنة ، ورقم التسجيل ، والتوقيعات. هذه هي المتطلبات الأساسية لـ GOST. بدون هذه المعلومات ، يعتبر البروتوكول غير صالح وغير صالح.
الخطوة 6
يرجى ملاحظة أنه لا يزال هناك جزء تمهيدي ورئيسي في نص البروتوكول. الجزء التمهيدي هو نفسه بالنسبة للدقائق الكاملة والقصيرة ، ويشار فيه إلى أسماء أمين السر حفظ المحضر ورئيس الهيئة ، وكذلك إجمالي عدد المشاركين في الاجتماع. الأشخاص الذين ليسوا أعضاءً رسميين في اللجنة ، ولكنهم حاضرون ، مع ذلك ، في الاجتماع ، يتم تمييزهم في الثقب على أنهم "مدعوون".
الخطوة 7
لا يوجد بروتوكول واحد له قوة وثائقية حتى يتم توقيعه من قبل السكرتير والرئيس. هذا شرط أساسي.
