كان دوايت ديفيد أيزنهاور الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة. كان لديه الكثير من الأشياء للقيام به ، لذلك قرر إنشاء نظام التخطيط الخاص به حتى يتمكن دائمًا من مواكبة كل شيء.
اقترح أيزنهاور استخدام مصفوفة الأولوية لتخطيط الحالات. يقوم على تحديد الأولويات وفقًا لمعايير أهمية وإلحاح المهام. يتم تقسيم الحالات إلى أربع فئات:
… هذه أشياء ستتأخر غدًا. يجب التعامل مع هذه الأمور دون فشل وقبل كل شيء. أشار أيزنهاور إلى أن هذا العمود يجب أن يكون فارغًا دائمًا لأن إذا كانت لديك مهمة عاجلة ، فعليك على الفور تقييم أهميتها وإلحاحها والبدء في تنفيذها. يمكن إدخال ظروف غير متوقعة مختلفة ، وقوة قاهرة ، وزيارات إلى الطبيب ، والمكالمات العاجلة في هذا العمود. تحتاج إلى محاولة القيام بمثل هذه الأشياء على الفور ، وإدراجها في هذه الفئة عقليًا.
… كقاعدة عامة ، هذه الأنشطة هي التي تؤثر بشكل كبير على إنتاجية النشاط. هم الذين غالبًا ما يتم تأجيلهم إلى وقت لاحق ، وهذا هو السبب في أنهم يتدفقون في وظائف الذيل والاندفاع ويمكن نقلهم بأمان إلى الفئة أ. هذه هي الحالات التي يجب إكمالها على الفور في حالة عدم وجود حالات في العمود 1.
هذه أشياء يبدو من المستحيل رفضها ، لكنها تقضي معظم وقتنا ، بينما لا تدفعنا نحو الهدف ولا تجلب لنا أي فائدة. تحتاج الحالات في هذا العمود إلى المراجعة بعناية. هل هي تستحق وقتك ، هل تحتاج إلى تحقيقها؟ نصحك أيزنهاور بالبحث عن الأشخاص الذين يمكنهم إنجاز هذه المهام لك بنفس النجاح أو أفضل.
… هذه هي أكثر الأشياء غير المنتجة التي يجب القيام بها. الجلوس على الشبكات الاجتماعية ، وتصفح المجلات ، ومشاهدة التلفزيون - يستغرق الكثير من الوقت ، ويحقق الحد الأدنى من الفوائد. إذا أصبحت مثل هذه الأشياء عادة ، فأنت بحاجة إلى التخلص منها تدريجيًا ، وتقليل الوقت المخصص لها.
ستتمكن من توزيع شؤونك بشكل صحيح من خلال طرح الأسئلة: هل هذه المهمة مهمة؟ ماذا سيحدث إذا فعلت ذلك غدًا؟ ماذا يحدث إذا لم تفعل ذلك على الإطلاق؟ بهذه الطريقة ، يمكنك إعطاء الأولوية للقيام بالأشياء التي تحتاجها حقًا أولاً وعدم إضاعة الوقت.
