وبالطبع يتم تسجيل القرارات التي يتم اتخاذها في الاجتماع العام في المحضر. لكن لا يتم قبولها للتنفيذ إلا إذا تمت صياغتها بشكل رسمي بشكل صحيح. في هذه الحالة ، يتم فرض المتطلبات الرئيسية على محتوى المستند وليس على شكله. لذلك ، عند تجميعها ، ينبغي إيلاء اهتمام خاص للإشارة إلى المعلومات الإلزامية. قد يؤدي عدم الانتباه في هذه الحالة إلى تهديد الاعتراف بالقرارات المتخذة على أنها غير قانونية.
ضروري
ورق A4
تعليمات
الخطوة 1
للبدء ، خذ ورقة الشركة ذات الرأسية المصممة للأعمال الورقية للاستخدام الداخلي. سيؤدي ذلك إلى تبسيط مهمتك ، مما يسمح لك بعدم ملء تفاصيل المنظمة يدويًا. إذا لم يكن الأمر كذلك ، خذ أوراق مكتب عادية مقاس A4 واكتب اسم المنظمة أو المجتمع وتفاصيلها الأولية. بعد ذلك ، حدد مكان ووقت الاجتماع. قم بتوسيط عنوان المستند "المحضر" وأسفله مباشرة ، قم بوصف موضوع الاجتماع بإيجاز.
الخطوة 2
ابدأ الجزء التمهيدي من الوثيقة بتحديد الرئيس المنتخب للاجتماع والسكرتير. بعد ذلك ، قدم نسخة من اسمك الكامل والمسمى الوظيفي. وبالمثل ، ضع قائمة ببقية المشاركين في الاجتماع بعد كلمة "حضور". إذا كان هناك عدد كبير من الأشخاص ، فذكر رقمهم هنا وأعطِ رابطًا للتطبيق الذي سيتم إدراجهم فيه. الفقرة الأخيرة من الجزء التمهيدي هي جدول الأعمال. هنا ، بالترتيب ، اكتب جميع القضايا المعروضة للنظر فيها في هذا الاجتماع.
الخطوه 3
تحضير الجزء الرئيسي من المحضر وفق جدول الأعمال ، مع مراعاة ترتيب النظر في القضايا من خلال ترقيمها في الإعلان. ابدأ وصف كل عنصر بقسم "الاستماع" ، والذي يذكر فيه أسماء المتحدثين. في قسم "مكبرات الصوت" ، قم بتوفير نصوص رسائلهم. في الختام ، اكتب القرارات المتخذة في فقرة "قرر" ، مع الإشارة إلى عدد الذين صوتوا "لصالح" أو "ضد" أو "امتنعوا".
الخطوة 4
في الجزء الأخير يتم وضع توقيعي رئيس الاجتماع والسكرتير الذي يحرر المحضر. هنا ، أبلغ عن محضر الاجتماع العام المرفق ، إذا لم يتم تحرير المحضر أثناء الاجتماع ، ولكن تم إعداده لاحقًا.
