في نهاية الاجتماع ، يجب وضع بروتوكول من أجل تحديد جدول أعمال الاجتماع ، والقرارات المتخذة ، والظروف التي سيتم بموجبها تنفيذها ، وما إلى ذلك. من المهم إعداد المحضر فور الاجتماع ، وليس تأجيلها "إلى وقت لاحق". من الجيد أن يحافظ السكرتير المحترف على الدقائق. ومع ذلك ، إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيمكن للأشخاص الآخرين الذين يعرفون قواعد معينة لحفظ محاضر الاجتماعات القيام بذلك أيضًا.
تعليمات
الخطوة 1
يجب أن يكون الشخص الذي يأخذ محضر الاجتماع على دراية بجميع قرارات الاجتماعات السابقة من أجل فهم منطق القرارات المتخذة. إذا كنت تسجل محاضر اجتماع ، فخذ نسخًا من محاضر عدة اجتماعات سابقة. في الاجتماع ، قم على الفور بتوثيق البنود المدرجة في جدول الأعمال.
الخطوة 2
بجانب كل بند في جدول الأعمال ، اكتب أي أفكار تم التعبير عنها خلال الاجتماع. يمكن القيام بذلك لفترة وجيزة ، لأن المحضر لن يتم الانتهاء منه أثناء الاجتماع ، ولكن بعده. الهدف من هذه الملاحظات هو أنك لن تفوتك فكرة واحدة مهمة تم التعبير عنها. اكتب أيضًا أسماء أولئك الذين يتحدثون لتتذكر من قال ماذا وبأي موضوع. اكتب الحقائق فقط من البيانات ، وليس الآراء أو الافتراضات الشخصية.
الخطوه 3
يجب أن يتم تنفيذ البروتوكول مباشرة بعد الاجتماع ، حتى لا تُنسى النقاط المهمة أو لا تضيع السجلات. يجب أن يحتوي المحضر على وصف موجز للاجتماع بأسلوب العمل. للقيام بذلك ، استخدم خطابًا غير مباشر ، واكتب كل شيء بصيغة الماضي: "لاحظ إيفانوف الثاني أن …".
الخطوة 4
يجب أن يتكون محتوى البروتوكول من:
1. "قبعات" تشير إلى الغرض من الاجتماع وتاريخه ، وأحيانًا تشير أيضًا إلى موعد بدء الاجتماع ؛
2. قوائم الحاضرين وغير الحاضرين.
3. ملخص للقرارات المتخذة - مبيناً بادرها.
