يُطلب أحيانًا إعداد محضر اجتماع - للمساهمين أو أعضاء الجيش التركي أو منظمة عامة أو أي اجتماع آخر للمواطنين. يمكن أن تتعلق بمجموعة متنوعة من القضايا المتعلقة بأنشطة كيان قانوني أو جمعية عامة. غالبًا ما تمس قضايا حيوية وتؤكد شرعية القرارات المتخذة هناك. محضر الاجتماع هو وثيقة قانونية ، وهذا هو سبب أهمية إعدادها وتنفيذها بشكل صحيح.
تعليمات
الخطوة 1
خذ ورقة A4 القياسية ، وتوجه إليها ، وفي الجزء التمهيدي حدد ما تم وضع هذا البروتوكول ، وفي أي مناسبة تجمع فيها المواطنون أو المساهمون ، وحدد تاريخ الاجتماع والعنوان الذي تم فيه.
الخطوة 2
حدد عدد الموجودين غير الحاضرين ، ضع علامة إذا تم تقديم البيانات وفقًا للقائمة.
الخطوه 3
يمكن إجراء الاجتماع بترتيب الاستجواب الأولي أو شخصيًا ، وفي بعض الأحيان يتم استخدام نموذج مشترك ، لذلك يجب أيضًا الإشارة إلى ذلك في المحضر.
الخطوة 4
تعكس في المحضر اسم عائلة الرئيس المنتخب وأمين سر الاجتماع واسمه. كقاعدة عامة ، إذا كان هذا اجتماعًا لأعضاء جمعية تعاونية أو سكنية ، فلا يمكن لرؤساء هذه الجمعيات أن يكونوا رئيسًا للاجتماع.
الخطوة الخامسة
ضع جدول أعمالك بدءًا من القضية الأكثر إلحاحًا. تبدأ محاضر الخطب والمناقشات حول هذه القضية بكل نقطة من نقاطها. اختر الجزء الرئيسي من التقرير والتعليقات ، وقدمها في شكل موجز ، مع استبعاد التفسيرات المختلفة. إذا لزم الأمر ، يمكن إرفاق نسخة من التقرير ، والتي كانت مخصصة لموضوع معين في جدول أعمال الاجتماع ، في المحضر. يجب تقديم جميع تعليقات وخطب المشاركين في المناقشة مع الأسماء
الخطوة 6
قم بتدوين القرار الذي تم اتخاذه بشأن هذه القضية وبيان إحصائيات التصويت لكل قضية: عدد الذين تحدثوا لصالحه ، وعارضوه ، وامتنعوا عن التصويت.
الخطوة 7
وضح في المحضر أنه بعد الانتهاء من مناقشة بنود جدول الأعمال ، تم الإعلان عن اختتام الاجتماع.
الخطوة 8
قم بتوقيع المحضر من قبل رئيس الاجتماع وسكرتير الاجتماع وحفظه بشكل دائم في أرشيف منظمتك.
