المحاضر هو مستند يسجل مسار المناقشة والقرارات المتخذة في الاجتماعات أو الاجتماعات أو المؤتمرات. يتم إعداد المحاضر على أساس السجلات التي يتم الاحتفاظ بها أثناء تسجيل الحدث. يمكن أن يكون هذا نصًا أو تسجيلًا صوتيًا أو مسودة ملاحظات السكرتير. كما يتم استخدام جدول الأعمال وملخصات الخطب ومشاريع القرارات وقوائم المشاركين. وفقًا للقواعد ، يتم تحرير المحضر في غضون ثلاثة أيام بعد الاجتماع.
تعليمات
الخطوة 1
السطر الأول هو الاسم الكامل للمؤسسة التي عُقد فيها الاجتماع. السطر الثاني هو كلمة "PROTOCOL" بأحرف كبيرة. بعد - تاريخ المحضر (لاحظ أن هذا هو تاريخ الاجتماع ، وليس اليوم الذي تم فيه إعداد المستند) ورقم تسجيله والمدينة التي تم فيها إعداد المستند. ثم يتم كتابة العنوان - في الزاوية اليسرى بحرف كبير يشير إلى تعريف نوع الاجتماع المتفق عليه في الحالة المضافة بكلمة "minutes". على سبيل المثال ، "اجتماعات رؤساء الأقسام الهيكلية".
الخطوة 2
القسم التالي هو مقدمة للبروتوكول. بعد العنوان من الفقرة ، اكتب "الرئيس:" مع الإشارة إلى اللقب والأحرف الأولى ، كما يتم تسجيل الاسم الكامل "السكرتير:". في سطر جديد ، اكتب "حضر:" وسرد أسماء المشاركين وأحرفهم الأولى بالترتيب الأبجدي. إذا كانت هناك جهات خارجية (وليس موظفين في المؤسسة) ، أضف السطر "المدعوون:" مع إدراج أسماء المدعوين ومؤسساتهم. إذا كان هناك أكثر من 10 مشاركين ، فلا تقم بإدراجهم في البروتوكول ، ولكن اكتب بعد "حضر:" العدد الإجمالي للأشخاص وعبارة "القائمة مرفقة". القائمة جزء لا يتجزأ من البروتوكول. في الميدان ، قم بتدوين القائمة المرقمة بالمسائل التي تمت مناقشتها ، مع الإشارة إلى أسماء المتحدثين.
الخطوه 3
يتكون النص الرئيسي للمحضر من أقسام تصف مسار المناقشة تحت كل بند من بنود جدول الأعمال. عدد الأقسام يتوافق مع عدد البنود على جدول الأعمال ، كل قسم يتكون من الأجزاء "الاستماع" ، "المتحدث" ، "تقرر". إذا كان القرار يتضمن تصويتًا ، فبعد صياغة القرار ، اكتب "بالإجماع" ، أو ، على سبيل المثال ، "For - 5 ، ضد - 1 ، امتنع - 2". يُصاغ القرار بالمزاج الإلزامي ، مع الإشارة إلى المسؤول (المنفذ) والموعد النهائي.
الخطوة 4
بعد التسجيل ، يتم التوقيع على البروتوكول من قبل رئيس مجلس الإدارة وأمين السر.
