أيا كان نوع النشاط الذي تمارسه المنظمة ، خلال حياتها ، فإنها تخلق كميات كبيرة من الوثائق التي يجب الحفاظ عليها. كلما كبرت الشركة واتسع نطاق أنشطتها ، زاد حجم المستندات المتراكمة. بطبيعة الحال ، تنشأ مسألة فرز وتدمير الوثائق غير ذات الصلة عاجلاً أم آجلاً. يبقى تحديد ما يمكن تدميره وما الذي لا يزال بحاجة إلى الحفاظ عليه.
تعليمات
الخطوة 1
من أجل تنظيم الوثائق ، لكل وثيقة يتم استلامها للتخزين ، من الضروري تحديد فترة التخزين ، والتي يمكن بعدها إتلاف المستند دون المخاطرة بالمؤسسة.
استخدم قائمة المستندات المعتمدة التي حدد Rosarchiv فترة التخزين لها. الوثيقة الرئيسية التي يجب الاسترشاد بها عند تنظيم هذا النوع من الوثائق هي "قائمة مستندات الإدارة النموذجية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات ، والتي تشير إلى وقت التخزين" (تمت الموافقة عليها من قبل Rosarchiv في 06.10.2000)
الخطوة 2
ادرس أيضًا قوائم المراجعة الإدارية التي ستحتاج إلى اللجوء إليها إذا كانت مؤسستك تندرج تحت مؤهلات الإدارات (على سبيل المثال ، هناك قوائم مرجعية للإدارات العسكرية والإدارات المصرفية وما إلى ذلك). بالنسبة لأنواع المنظمات الأكثر شيوعًا ، تم أيضًا تكوين قوائم الوثائق (على سبيل المثال ، للشركات المساهمة).
الخطوه 3
يخضع عدد من المستندات للتخزين وفقًا لتفاصيلها ، على سبيل المثال ، يلزم الاحتفاظ بالوثائق الضريبية لمدة 4 سنوات على الأقل ، والبيانات المالية - 5 سنوات على الأقل.
الخطوة 4
يعد استخدام القوائم الطريقة الأكثر ملاءمة لتنظيم المستندات ، نظرًا لوجود فترة احتفاظ واضحة لكل نوع من أنواع الوثائق. ومع ذلك ، لا يمكن تصنيف جميع المستندات في قوائم. بالنسبة لبعض الوثائق ، يجب أن تحدد المنظمة نفسها فترة التخزين.
تحقيقا لهذه الغاية ، تنشئ المنظمة ، بأمر مناسب ، لجنة خبراء ، تقوم على أساس منتظم بفحص قيمة المستندات ، وتحديد فترات التخزين وإتلاف المستندات التي انتهت فترة التخزين أو لم تكن مطلوبة. من المهم أن تتضمن اللجنة أشخاصًا قادرين على حساب مدى ملاءمة الوثيقة والمخاطر المحتملة من ضياعها.
