يجب تخزين جميع وثائق المنظمة بشكل صحيح. يسمح لك النظام الواضح بالعثور على الورقة الصحيحة على الفور. تحتوي بعض أنواع المستندات على قواعد التخزين الخاصة بها ، على سبيل المثال ، للأوامر.
ضروري
المجلدات والصناديق والورق والكمبيوتر
تعليمات
الخطوة 1
قم بإنشاء سجل أوامر حيث سيتم تسجيل جميع أوامر المنظمة. يجب أن تكون المجلة بالضرورة ملزمة ومرقمة ، مما يستبعد التذييلات أو حذف الصفحات.
الخطوة 2
يجب أن تحتوي المجلة على أعمدة معينة. قد يكون المحتوى التقريبي للأعمدة على النحو التالي: عمود حيث يتم الإشارة إلى رقم الإدخال بالترتيب ، والعمود مع تاريخ الطلب ، والعمود مع ملخص الطلب ، والعمود مع رقم الطلب ، العمود حيث يترك الموظف علامة عند التعرف على هذا الأمر. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن إضافة عمود يشير إلى موقع الطلب (مجلدات أو صندوق).
الخطوه 3
يجب فرز جميع الطلبات في مجلدات: أوامر قبول وفصل الموظفين (أوامر الموظفين) ، والأوامر التي تعكس حوافز الموظفين ، وإرسالهم في رحلات العمل والإجازات ، والأوامر التي تعكس الأنشطة الرئيسية للمنظمة. إذا كانت الطلبات تحتوي على فترات احتفاظ ممتازة ، يتم إنشاء مجلدات منفصلة لها.
الخطوة 4
يجب أن يكون نظام تخزين الطلبات واضحًا ومنظمًا ويضمن استمرارية الأرقام المخصصة للأوامر. هذا صحيح بشكل خاص عندما يتم سحب الطلب للعمل. يوصى بعمل نسخة مصورة من الأمر المحجوز لتجنب اللبس.
الخطوة الخامسة
يجب طباعة جميع الطلبات على ترويسة المنظمة. في هذه الحالة ، الختم الموجود على الطلب غير مطلوب. إذا تمت طباعة الطلب على ورقة عادية ، فيجب أن يكون ختم المنظمة عليها.
الخطوة 6
إذا اعتمدت المؤسسة نظامًا إلكترونيًا لتخزين الطلبات ، فيجب أن يكون موحدًا في جميع أنحاء المنظمة. يجب أن يتمتع الموظفون الذين لديهم الحق في وضع توقيعهم على هذه المستندات بإمكانية الوصول إلى الطلبات الإلكترونية. من المريح جدًا في هذه الحالة استخدام EDS (التوقيع الرقمي الإلكتروني). يوصى بطباعة سجل الطلبات في أي حال.
