الأمر هو وثيقة ذات أهمية عملية كبيرة. إنه يشير إلى بعض الإجراءات المحددة: تعيين موظف وفصله ، وإجراءات تأديبية ، والحاجة إلى إدخال تكنولوجيا جديدة ، وأكثر من ذلك بكثير. يجب أن يضمن الموظف تخزين هذا النوع من المستندات والقدرة على العثور بسرعة على المستند الصحيح. لهذا ، يتم تعيين رقم تعريف فريد لكل طلب.
ضروري
- - الطلب #٪ s؛
- - سجل.
- - تعليمات حول إدارة سجلات الموظفين ؛
- - 2 أو 3 مجلدات.
تعليمات
الخطوة 1
لا يتم تنظيم استمارة تسجيل الطلبات بشكل صارم بموجب القانون. هناك تعليمات قياسية نشرتها Rosarkhiv في 27 نوفمبر 2000 ، والتي تنص على أن ترقيم الأوامر من قبل الأفراد والنشاط الرئيسي يجب أن يتم بشكل منفصل خلال سنة تقويمية. إذا كنت تعمل في شركة صغيرة ، حيث يقوم السكرتير أيضًا بعمل كاتب ، فابدأ في 3 مجلدات و 3 دفاتر تسجيل.
الخطوة 2
ارسم تعليمات للعمل المكتبي. يمكن أن تتكون من عناصر قليلة فقط. حدد الطلبات التي يجب تخزينها لمدة 5 سنوات ، وأيها - 75. اكتب فيها المصفوفات التي تنقسم إليها أوامر مؤسستك وكيف قررت تخصيصها. عادةً ما يتم ترقيم أوامر النشاط الرئيسي برقم تسلسلي ، وأوامر الأفراد - برقم وحرف. على سبيل المثال ، قد يبدو الرقم مثل "رقم الطلب 2-لتر / ثانية" أو "رقم الطلب 2-ك". فكر في تسميات مختلفة للمستندات ذات مدة الصلاحية المختلفة. على سبيل المثال ، يمكن تمييز المدى القصير كأفراد ، وطويل الأجل - كأفراد.
الخطوه 3
قسّم الطلبات حسب الأفراد إلى جزأين حسب مدة الصلاحية. يتم تخزين المستندات الخاصة بتوفير الإجازة العادية أو التعليمية ورحلة العمل القصيرة والحوافز والعقوبات التأديبية لمدة 5 سنوات. ملف أوامر التوظيف والنقل والفصل ورحلات العمل الطويلة والإجازات الطويلة في ملف آخر. اكتب اسم المجلد وتاريخ انتهاء الصلاحية على أغلفة المجلدات. قم بتعبئة الطلبات الخاصة بالنشاط الرئيسي بشكل منفصل
الخطوة 4
في الشركات الكبيرة ، يتم إصدار الطلبات من قبل خدمات مختلفة. يتم الاحتفاظ بوثائق النشاط الرئيسي ، كقاعدة عامة ، من قبل السكرتير ، والموظفين - من قبل قسم شؤون الموظفين. وفقًا لذلك ، لكل منها مجلده الخاص ودفاتره المحاسبية الخاصة به. يكفي أن يبدأ اختصاصي الموارد البشرية كتابين ومجلدين ، ويقسم المستندات حسب فترات الاحتفاظ. ومع ذلك ، مع تدفق المستندات الكبير جدًا ، غالبًا ما يتم تقسيم كل مجلد وفقًا لأنواع الطلبات. إذا اعتمدت مؤسستك نظام تخزين منفصل ، فلا يزال بإمكانك ترقيم الطلبات بالترتيب داخل مصفوفة مشتركة وتسجيلها في دفتر يومية واحد.
الخطوة الخامسة
قد تنطبق أوامر النشاط الرئيسي ليس فقط على الشركة بأكملها ، ولكن أيضًا على الأقسام الفردية. تطوير رمز لكل قسم أو قسم. يمكن أن يكون حرفًا أو رقمًا. لا تنس أن تعيين الأوامر للنشاط الرئيسي يجب أن يختلف عن ما هو مقبول في إدارة سجلات الموظفين لشركتك. في هذه الحالة ، يدخل الترقيم ضمن المصفوفة العامة لـ "النشاط الرئيسي".
