في أي مؤسسة ، حتى الصغيرة منها ، يتم إصدار وتخزين العديد من الأوامر والأوامر المختلفة. إذا تم تسجيلهم جميعًا وتقديمهم في شيء واحد ، فسيؤدي ذلك عاجلاً أم آجلاً إلى حدوث ارتباك. ومن غير المرجح أن يوافق ممثلو هيئات التفتيش على مثل هذا الاحتفاظ بالسجلات.
تعليمات
الخطوة 1
لتقسيم الأوامر الصادرة في المؤسسة بشكل صحيح ، يجب أن تسترشد بالمستندات التالية:
- تمت الموافقة عليها من قبل Rosarkhiv "قائمة الوثائق الإدارية النموذجية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمة ، مع الإشارة إلى وقت التخزين" ؛
- تعليمات للعمل المكتبي (وضعت من قبل مجلس الإدارة).
بناءً على هذه الوثائق ، يجب وضع تصنيف للحالات في كل مؤسسة. بناءً عليه ، يتم تقسيم الأوامر والتعليمات والمستندات الأخرى.
اعتمادًا على حجم المؤسسة وهيكلها ، يمكن تقسيم التسميات المطورة للحالات إلى أقسام مع الإشارة إلى رمز الحرف ، أو يمكن أن تكون عامة.
في أي حال ، يتم تقسيم جميع الطلبات في المؤسسة بشكل مشروط إلى أوامر للأنشطة الرئيسية والاقتصادية وأوامر الموظفين.
الخطوة 2
يتم الاحتفاظ بأوامر الأنشطة الرئيسية والاقتصادية ، كقاعدة عامة ، من قبل السكرتير (ما لم ينص على خلاف ذلك في أمر منفصل). كما أنه مسؤول عن تسجيل هذه الطلبات وتخزينها وأرشفتها.
تختلف المستندات من حيث وقت التخزين. أوامر النشاط الرئيسي للمؤسسة (للهيكل التنظيمي ، للموافقة على جدول التوظيف ، لإجراء تغييرات عليه ، وما إلى ذلك) لها خطوط تخزين - باستمرار. في نهاية السنة التقويمية ، يتم تسليمها إلى أرشيف المؤسسة.
يتم تخزين الطلبات الخاصة بالمسائل الاقتصادية والتشغيلية لمدة 5 سنوات. يتم ترقيمها على التوالي بدون حرف. إذا كان حجم الطلبات الصادرة في المؤسسة كبيرًا ، يتم تقسيمها خلال العام إلى مجلدات. بعد انتهاء فترة التخزين ، يتم إتلافها بتسجيل القانون المقابل.
الخطوه 3
يتم وضع أوامر الموظفين وتخزينها في قسم إدارة شؤون الموظفين في المؤسسة. كما أنها تختلف في مدة الصلاحية.
حالة منفصلة هي أوامر القبول والفصل والنقل مع فترة تخزين 75 سنة. يتم هنا أيضًا تقديم أوامر لتغيير اللقب ، ورحلة عمل طويلة الأجل ، ونقل مؤقت للموظفين على المدى الطويل ، وما إلى ذلك. يتم تسجيل هذه المستندات في المجلة ، ولها ترقيم وحروف مستمر (غالبًا "ls" ، "k"). في نهاية العام ، يتم حياكة هذه الطلبات في مجلد واحد مع سجل التسجيل وتسليمها إلى الأرشيف.
الخطوة 4
يتم وضع أوامر الإجازات (العادية ، بدون أجر ، وما إلى ذلك) ، ورحلات العمل القصيرة الأجل والتحويلات في ملف منفصل ، ويتم تخزينها لمدة 5 سنوات. تتم إضافة حرف إلى ترقيم الطلب (على سبيل المثال ، "o" أو رمز القسم).
أوامر التحصيل لها نفس فترة التخزين. ومع ذلك ، يوصى بتخزينها بشكل منفصل ، مثل وتكون مصحوبة بمواد تحليلية (مذكرات توضيحية ومحاضر وإخطارات وقرارات اللجنة النقابية ، إلخ)
عند انتهاء فترة التخزين ، يتم إتلاف هذه الأوامر.
الخطوة الخامسة
يوصى أيضًا بالاحتفاظ بأوامر الترويج بشكل منفصل (فترة التخزين - 75 عامًا). في حالة منفصلة ، يتم تقديم أوامر الترويج لكل من المؤسسة الخاصة بهم ورئيسهم. تودع القضية في الأرشيف فور تشكيلها.
