للمحاسبة وتداول وتخزين المستندات المختلفة ، تستخدم خدمات الموظفين دفاتر الطلبات والإجازات والبيانات والمراجع. سجلات التسجيل هي مستندات للاستخدام الداخلي ويتم تخزينها في قسم شؤون الموظفين بالمنظمة ، ويكون الشخص المعين خصيصًا مسؤولاً عن صيانة هذه المستندات وتخزينها.
تعليمات
الخطوة 1
استخدم نموذج سجل أوامر معتمد من الوزارة أو صمم نموذجًا بنفسك. اجعل الغطاء من مادة ثقيلة الوزن. في وسط الورقة ، اكتب اسم المنظمة وعنوان الكتاب. أشر إلى تاريخي البدء والانتهاء للتسجيل أدناه. على الغلاف الخلفي ، تعكس المعلومات حول الشخص المسؤول عن تخزين وتعبئة المستند: حدد الوظيفة واللقب والأحرف الأولى من اسم الموظف.
الخطوة 2
تأكد من عدم إمكانية العبث بالصفحات أو إزالتها من المجلة. ارقم ودنت صفحات الكتاب. في الصفحة الأخيرة ، ضع ختمًا من الشمع أو المصطكي ، وقدم نموذجًا جاهزًا للحصول على شهادة لرئيس قسم شؤون الموظفين أو رئيس المؤسسة. قم بتدوين ملاحظة: _ الأوراق مرقمة ومربوطة ومختومة في دفتر السجل هذا. المدير: _ (التوقيع ، فك التوقيع). التاريخ: _ (اليوم ، الشهر ، السنة).
الخطوه 3
اختر اتجاه صفحة ملائم (أفقي ، عمودي) لتسجيل إدخالات. إذا رغبت في ذلك ، قم بترتيب جدول يحتوي على الأعمدة التالية:
- الرقم التسلسلي للسجل ؛
- تاريخ الدخول؛
- الرقم التسلسلي للطلب ؛
- المنصب واللقب والأحرف الأولى من اسم الشخص الذي وقع الأمر ؛
- ملخص الطلب.
إذا لم تكن راضيًا عن طريقة العرض المجدولة ، فاحتفظ بالسجلات في شكل حر. الشيء الرئيسي هو مراعاة ترتيب تعيين الأرقام وفقًا لتواريخ الموافقة على الطلبات وعكس المعلومات المذكورة أعلاه في دفتر المحاسبة.
الخطوة 4
سجل إدخالات سجل الطلبات الخاصة بك بالحبر الأزرق أو الأسود أو الأرجواني. لا تسمح بمسح أو محو أو حذف العلامات المصنوعة مسبقًا. إذا كنت بحاجة إلى إجراء تغييرات ، فاشطب النص المصحح بسطر واحد حتى تتمكن من قراءته. في نفس العمود أو السطر ، أدخل إدخالًا جديدًا صحيحًا. الرجاء التوقيع والإشارة إلى تاريخ التغيير. إذا لم يكن من الممكن (على سبيل المثال ، إذا لم تكن هناك مساحة خالية) تصحيح الخطأ في المكان ، قم بإنشاء سجل جديد أدناه ، وبجوار المعلومات القديمة ، حدد المربع "السجل غير صالح".
الخطوة الخامسة
عند التوقف عن تسجيل السجل ، قم بتدوين تاريخ انتهاء صلاحية السجل على الغلاف الأمامي لدفتر السجل.
