بعض الشركات لديها وثائق لعقود. لمنع تجعد الأوراق المهمة أو فقدها ، يجب حفظها في مجلدات مصنوعة من الورق المقوى أو البلاستيك. أعط كل عقد رقمًا منفصلاً لتحديد هويته.
تعليمات
الخطوة 1
لتسهيل العثور على العقد المطلوب ، احتفظ بدفتر من السجلات. أعط المستند رقماً وأدخله في هذه المجلة. بالإضافة إلى الرقم ، أدخل تاريخ العقد. يجب أن يبدو الإدخال في المجلة على النحو التالي: 1. العقد رقم 123TP بتاريخ 22.02.2011. في الملاحظات ، يمكنك الإشارة إلى جوهر العقد ، عندما يتطلب ذلك أسلوب توثيق الشركة.
الخطوة 2
إذا كان هناك العديد من الكيانات القانونية في الشركة ، فقم بإنشاء دفتر عقود منفصل لكل منها. استخدم الرموز الاصطلاحية في تدوينك. على سبيل المثال ، قم بتدوين عقود Masha and Bears OJSC كـ 123 ملم. وقم بتمييز الأوراق المالية من ZAO "Three Little Pigs" باستخدام 123TP. قم بتعيين الأرقام لتجنب الالتباس.
الخطوه 3
عند اجتياز الاتفاقية لجميع الموافقات ، الموقعة من قبل المديرين العامين لكلا الطرفين ، يتم وضع الأختام ، ويمكن إيداعها في ملف. اختر المجلدات ذات الغلاف الصلب - ستضمن سلامة المستندات. يحتاج كل كيان قانوني إلى مجلد خاص به.
الخطوة 4
قبل الملاءات. خذ ثقبًا وقم بعمل ثقوب جديدة. ضع المستند في مجلد وثبته بهوائيات خاصة. افصل عقدًا عن الآخر بورقة A4 فارغة.
الخطوة الخامسة
يمكنك أيضًا تقديم العقود بطريقة أخرى. سيتطلب هذا ملفات شفافة. ضع كل مستند في ملف منفصل وقم بتثبيته في مجلد.
الخطوة 6
لا تقم بتخزين الكثير من العقود في مجلد واحد - فقد تتجعد. يجب أن يكون المجلد سهل الإغلاق ، ويجب ألا يتم لصق الأوراق الفردية.
الخطوة 7
لتخزين المجلدات مع العقود ، ضع رفًا منفصلاً في الخزانة. في المجلد ، اكتب السنة والكيان القانوني الذي يمتلك المستندات. سيسمح لك ذلك بالعثور بسرعة على الأوراق الصحيحة إذا لزم الأمر.
الخطوة 8
ليست هناك حاجة للاحتفاظ بالمجلدات ذات العقود منذ ثلاث سنوات في جميع الأوقات. رتبها في صناديق من الورق المقوى ، مع التوقيع على السنة والكيان القانوني الذي صدرت له المستندات. أرسل الصناديق إلى المستودع. اختر مكانًا جافًا للتخزين. الرطوبة ضارة بالورق.
