كل مشروع يبرم العقود (العمالة ، التوريد ، شراء البضائع). كقاعدة عامة ، يتم تخزينها في الأرشيف. لتسهيل استخدام هذه المستندات ، وكذلك القضاء على سبب ضياعها ، يتم تسجيلها. يتم إنشاء مجلة خاصة ، يتم فيها تسجيل تفاصيل العقود والاتفاقيات الإضافية لها ، كما يتم تحديد التسلسل الزمني لحركتها.
انه ضروري
- - مجلة محاسبة العقود في شكل ورقي ؛
- - منتج برمجيات لحساب العقود ؛
- - وثائق الشركة.
تعليمات
الخطوة 1
لا يوجد نموذج موحد لمستند محاسبة العقود. ولكن يمكنك تطويره بنفسك أو شراء منتج برمجي خاص مصمم لتخزين معلومات حول العقود. لكن الخيار الأول مجاني ، توقف عند هذا الحد إذا لم تكن بحاجة إلى تكاليف إضافية.
الخطوة 2
اكتب اسم المستند في صفحة العنوان لمجلة محاسبة العقود. يرجى إدخال اسم الشركة الخاصة بك. إذا كانت الشركة كبيرة بما يكفي ، فمن المستحسن أن يكون لديك مجلة منفصلة لكل وحدة هيكلية. في هذه الحالة اكتب اسم القسم. أدخل التاريخ الذي تم فيه إيداع المستند ، والبيانات الشخصية ، وموقف الشخص المسؤول عن حفظ المجلة. كقاعدة عامة ، هذا هو موظف شؤون الموظفين الذي يبرم العقود مع الموظفين ، وهو موظف في القسم القانوني يشارك في حفظ العقود مع الأطراف المقابلة.
الخطوه 3
اكتب اسم المستند في صفحة العنوان لمجلة محاسبة العقود. يرجى إدخال اسم الشركة الخاصة بك. إذا كانت الشركة كبيرة بما يكفي ، فمن المستحسن أن يكون لديك مجلة منفصلة لكل وحدة هيكلية. في هذه الحالة اكتب اسم القسم. أدخل التاريخ الذي تم فيه إيداع المستند ، والبيانات الشخصية ، وموقف الشخص المسؤول عن حفظ المجلة. كقاعدة عامة ، هذا هو موظف شؤون الموظفين الذي يبرم العقود مع الموظفين ، وهو موظف في القسم القانوني يشارك في حفظ العقود مع الأطراف المقابلة.
الخطوة 4
قم بعمل ثمانية رسوم بيانية باستخدام جدول بيانات. طباعة على الورق. في العمود الأول من المجلة ، أدخل الرقم التسلسلي للعقد ، في العمود الثاني - رقم المستند المخصص له في النهاية. في العمودين الثالث والرابع من دفتر يومية محاسبة العقود ، اكتب تاريخ البدء وتاريخ انتهاء صلاحية المستند. في العمود الخامس ، حدد موضوع العقد. على سبيل المثال ، لتوريد المكونات.
الخطوة الخامسة
في العمود السادس ، أدخل اسم الطرف المقابل (المورد ، المشتري) ، الموظف (عند الأخذ بعين الاعتبار عقود العمل مع الموظفين). في العمود السابع من المجلة ، اكتب في المجلد الذي يوجد فيه العقد (كقاعدة عامة ، يتم تعيين رقم للمجلدات في الأرشيف) ، حدد موقع المجلد. في العمود الثامن ، قم بإلصاق توقيع الشخص المسؤول عن تخزين المستندات (مع الإشارة إلى اسمه الأخير ، الأحرف الأولى من اسمه). عند تغيير موظف ، ضع إجراءً لنقل العقود ، ودفتر يومية للمحاسبة الخاصة بهم.
الخطوة 6
إذا وجدت أنه من غير الملائم تتبع العقود يدويًا ، اطلب تطوير منتج برمجي أو اشترِ برنامجًا جاهزًا. قد تكلف بعض المال ، ولكن في شكل إلكتروني مثل هذه المجلة لها بعض المزايا. على سبيل المثال ، عند تسجيل عقد ، يمكنك تحديد المسار إلى مستند على جهاز كمبيوتر.
