أنت بحاجة ماسة إلى مستند ، لكنك لا تتذكر أين وضعته؟ قم بترتيب حياتك المكتبية ، ورتب كل شيء في مجلدات مرقمة - وهذا سيجعل عملك أسهل.
نرتب الأمور في الأوراق
إذا كان هناك عدد قليل من المستندات وتتعلق بمجال واحد للتطبيق ، فيجب وضعها جميعًا في مكان واحد ، ويفضل أن يكون ذلك في مجلد. ولكن ، كقاعدة عامة ، لا يكفي مجلد واحد ، يجب أن يكون هناك العديد منها. على سبيل المثال ، مجلد يحتوي على المستندات التأسيسية لشركة ، للخطابات ، للعقود مع الموردين ، إلخ.
مع توسع المؤسسة ، يزداد عدد المجلدات. قد لا تحتاج إلى واحد ، بل عدة أرفف لهم. ثم يظهر الموظفون الذين سيكون لديهم تدفق المستندات الخاصة بهم ومجلداتهم. أي أن القاعدة الأولى للنظام هي توزيع الوثائق في مجلدات مواضيعية ، والتي يجب أن تكون على الرف.
الآن تنتج الصناعة صواني أفقية ورأسية. إنها عملية للغاية ، وتشغل مساحة صغيرة ، وتتناسب جيدًا مع الطاولة وتتيح إمكانية الحصول على جميع المستندات الأساسية والمستخدمة بشكل متكرر في متناول اليد ، دون الحاجة إلى شراء أثاث جديد.
التسجيل
إذا كان هناك العديد من المستندات ، فيمكنك إنشاء سجل خاص (دفتر تسجيل) لهم أو عدة وثائق. على سبيل المثال ، سجلات الوثائق الواردة والصادرة. تحتوي على تاريخ التسجيل ورقم المستند الوارد (الصادر) ومحتواها المختصر و / أو اسمها والمكان الذي تم إرسال المستند إليه (إلى أي قسم ، وإلى أي مسؤول تم تسليمه إليه ، والمجلد الذي تم وضعه فيه ، إلخ.).
بالنسبة لجزء من المجلدات أو كلها ، إذا كان هناك العديد من المستندات والعديد من المجلدات المماثلة (بالمعنى المقصود) ، فقد تحتاج إلى سجل للمستندات في كل مجلد ، أي قائمة بها ، والتي تكون متداخلة أو مرفقة بطريقة ما في منتصف المجلد. يمكن تخصيص رقم لكل مستند (إذا لم يكن موجودًا من قبل) أو إعطاء رقم خاص بك. بعد ذلك لن تحتاج إلى تصفح جميع المستندات ، ولكن فقط انظر إلى قائمتهم ، ثم خذ الرقم المطلوب.
ضع المستندات في المجلدات والصواني والأرفف المناسبة ، وابدأ تشغيلها في الوقت المحدد ، وستجد كل شيء بسرعة وسهولة.
الحفاظ على مكان العمل مرتبًا
يجب الحفاظ على مكان العمل بالترتيب. حاول تنظيف طاولتك يوميًا أو مرة واحدة على الأقل كل بضعة أيام. يمكنك ترك المستندات الضرورية على المنضدة ، ووضع الباقي في مجلدات ، وعلى صواني وأرفف ، وإذا أخذتها من شخص ما ، فقم بإعادتها. فقط إذا أعطيتها ، فمن الأفضل أن تتذكر جيدًا من أو حتى تدونها.
وأخيرا. يمكن العثور بسهولة على الشخص الذي توجد مستنداته دائمًا في مكانها الصحيح وإحضارها في الوقت المحدد ، ويكون دائمًا في وضع جيد مع السلطات. نتمنى لكم هذا من كل قلوبنا.
