الاجتماع سمة تقليدية لأي عملية إدارية. قد تختلف الأهمية والطبيعة والمستوى الفني ومدة اجتماع العمل هذا اعتمادًا على الأهداف والظروف المحددة للاجتماع. في الوقت نفسه ، يحتوي هذا الحدث على سمتين مميزتين رئيسيتين: في الاجتماع تتم مناقشة مشكلة أو مهمة أو أخرى ، والنتيجة يجب أن تكون قرارًا معينًا. يتطلب الاجتماع الناجح تنظيمًا واضحًا.
تعليمات
الخطوة 1
قبل الدعوة إلى اجتماع ودعوة مجموعة محددة من المشاركين إليه ، قم بصياغة الغرض من الاجتماع. وضح لنفسك: ما هو القرار الذي يجب أن ينتهي به. قد تكون النتيجة الموافقة على خطة عمل لفترة معينة ، وتطوير مسودة لأمر فعلي ، ووضع جدول زمني للشبكة ، وما إلى ذلك.
الخطوة 2
إذا تم حل مشكلة ما في اجتماع ما ، فإن الغرض من اجتماع العمل سيتطلب الإجابة على الأسئلة: لماذا ولماذا وكيف. هناك قاعدة ثابتة: قبل الموافقة ، يجب أن تتفق على ما سيتم مناقشته. قد يجد المشاركون في الاجتماع الرسمي أنفسهم يعتقدون أن المشكلة المعلنة غير موجودة. اجتماعات خاصة - لتوليد (تطوير) الأفكار. يمكن أن تأخذ شكل ما يسمى "العصف الذهني". يحتاج الإعداد لمثل هذا الإجراء إلى إعداد إبداعي غير قياسي.
الخطوه 3
مرحلة مهمة في التحضير للاجتماع هي صياغة جدول الأعمال. يمكن أن يكون الاجتماع عديم الفائدة وغير منتج إذا لم تنجح مكوناته الإعلامية والإشكالية. لذلك ، فكر بوضوح في تحديد موضوع المحادثة. قارن: "مسألة زيادة مبيعات المنتج أ في شبكة البيع بالتجزئة" و "الاتفاق على إجراءات لزيادة مبيعات المنتج أ في شبكة البيع بالتجزئة." في الحالة الأولى ، يمكن أن تتحول المناقشة إلى تقارير عادية ، في الحالة الثانية - في حل المشاكل المؤلمة.
الخطوة 4
موقع الاجتماع مهم أيضا. هناك ملاحظة نفسية صحيحة: إذا جرت المناقشة في مكتب القائد ، فمن الواضح أن وجهة نظره في حل مشكلة معينة قد تكون هي المهيمنة والأفضل. أي غرفة أخرى (غرفة اجتماعات ، غرفة فسيحة) يمكن أن تكون الخيار الأفضل. تذكر: منطقة الاتصال المريح تبعد حوالي متر. كلما أمكن ، ضع ذلك في الاعتبار عند وضع الكراسي الخاصة بك. الموائد المستديرة أو البيضاوية جيدة للاجتماعات. قد يكون الانسحاب أكثر ملاءمة في مواقف محددة ، لكنه خيار مكلف للغاية.
الخطوة الخامسة
خطط لوقت اجتماعك بعناية. من غير المنطقي تعيينه قبل استراحة الغداء أو في نهاية يوم العمل ، ويفضل ساعات الصباح. إذا كنت تخطط لاجتماع طويل ، خذ فترات راحة أو استراحات لشرب القهوة (5-10 دقائق كل ساعة). إذا كنت بحاجة إلى عقد اجتماع إعلامي ، فإن الخيار ممكن بدون اجتماع كلاسيكي ، أي بدون كراسي.
الخطوة 6
يضبط موظفي المنظمة ويصبح جزءًا من ثقافة الشركة جدولًا واضحًا للاجتماعات: يوصى بعقدها في يوم عادي من الأسبوع وفي وقت معين (على سبيل المثال ، صباح الجمعة).
الخطوة 7
غالبًا ما تتطلب الاجتماعات الجادة الوضوح: عرض الجداول والمخططات وعرض مواد الفيديو. من المستحسن أن يكون لديك سبورة بيضاء ، لوح ورقي ، شاشة لهذه الاحتياجات.
