إذا كان عليك تنظيم وعقد اجتماع عمل ، فتذكر: يعتمد نجاح الحدث إلى حد كبير على الإعداد الجيد. لا تغفل عن أي تفاصيل وسيكون اجتماعك من الدرجة الأولى.
تعليمات
الخطوة 1
حدد موعدًا لاجتماع عملك. قم بإخطار جميع المشاركين مسبقًا. اعتمادًا على تنسيق الحدث ومع من ستعقد اجتماع عمل ، يمكن أن تكون دعوة شفوية أو هاتف أو بريد إلكتروني أو خطاب عمل. من المستحسن إرسال جدول أعمال للجميع ، مع القضايا المخصصة للمناقشة ، والمتحدثين الرئيسيين ، واللوائح والمواد المرجعية. إذا كان المشاركون أكثر استعدادًا ، فستكون مناقشة قضايا الأعمال أكثر فعالية.
الخطوة 2
فكر في المكان الأكثر ملاءمة لاجتماع عملك. يمكن أن تكون المساحة المناسبة غرفة اجتماعات خاصة بالشركة أو غرفة اجتماعات. يجدر التأكد من عدم قيام أي من زملائك بالتقدم لاجتماع آخر في نفس الوقت. تعد غرفة المؤتمرات المستأجرة أيضًا خيارًا ميسور التكلفة ومناسبًا إلى حد ما. يتم تقديم هذه الخدمة من قبل الفنادق والفنادق والمراكز التجارية والمؤسسات التعليمية.
الخطوه 3
تُعقد اجتماعات العمل أحيانًا في المقاهي أو المطاعم. هذا الخيار مناسب عندما يكون عدد المشاركين صغيرًا. إذا كنت ترغب في الجمع بين المفاوضات والغداء أو الإفطار أو تناول عشاء عمل ، فعليك حجز طاولة مسبقًا. يجب ألا يكون المكان صاخبًا ، وإلا فسيكون من الصعب مناقشة قضايا العمل. من غير المرغوب فيه أيضًا اختيار خيارات باهظة وغريبة ، فقد لا تتوافق أذواقك مع تفضيلات المشاركين الآخرين. لذلك ، من الأفضل اختيار مؤسسة كلاسيكية أو التأكد من مشاركة شركائك تمامًا في شغفك.
الخطوة 4
تحضير واختبار الأجهزة. جهاز عرض وميكروفون وهاتف وأجهزة فيديو - اضبط كل شيء وقم بتكوينه مسبقًا. تميل التقنيات إلى الانهيار والإغلاق في أكثر اللحظات غير المناسبة.
الخطوة الخامسة
احسب ما إذا كان هناك عدد كافٍ من الكراسي لجميع المشاركين. تأكد من أن الغرفة ليست خانقة أو شديدة البرودة. لا تنسى مواد الكتابة - يجب أن تزود الجميع بقلم وورقة. انشر النشرة. قم بعمل ووضع لوحات تحمل أسماء المشاركين ، إذا لزم الأمر.
الخطوة 6
إذا كان الاجتماع طويلاً ، فقد تحتاج إلى استراحة لتناول القهوة أو استراحة غداء. على أي حال ، اعتني بالمياه - فزجاجة ماء وكوب بجوار كل مشارك يعد خيارًا جيدًا.
