يمكن أن يكون اجتماع الفريق وسيلة فعالة لتحليل مواقف العمل المختلفة ، بما في ذلك حالات الصراع. يناقش علنًا القضايا المثيرة للجدل ويتخذ قرارات ملزمة لكل موظف. يجب أن يسبق الاجتماع الجماعي الكثير من الأعمال التحضيرية.
تعليمات
الخطوة 1
صياغة الموضوع الرئيسي للاجتماع. كقاعدة عامة ، يتم عقد اجتماع جماعي حول موضوع واحد. يمكن أن يكون هذا ، على سبيل المثال ، تحليل عمل المنظمة للسنة أو الانتقال إلى ساعات عمل مخفضة.
الخطوة 2
فكر في جدول أعمالك. ستكون نقاطه قضايا محددة تحتاج إلى المناقشة. يجب أن يكون هناك اثنان على الأقل ولا يزيد عن خمسة. رتب الأسئلة حسب الأهمية المتناقصة. إذا كان موضوع الاجتماع واسعًا نوعًا ما ، فضع "متنوع" كبند أخير في جدول الأعمال. هنا يمكنك الخروج قليلاً عن الموضوع الرئيسي ومناقشة المشكلات الصغيرة التي تهم الفريق في الوقت الحالي.
الخطوه 3
تحضير مكبرات الصوت. يجب على الموظف المختص ، الذي يعتبر رأيه موثوقًا في الفريق ، التحدث عن كل بند من بنود جدول أعمال الاجتماع. حذره من التقرير القادم قبل أسبوع إلى أسبوعين حتى يتمكن الشخص من التفكير بهدوء في رسالته. 2-3 أيام قبل الاجتماع ، تحدث مع كل متحدث ، وتأكد من أن نص خطابه جاهز ويتوافق مع الموضوع المذكور.
الخطوة 4
جهز غرفة الاجتماعات. من الجيد أن يكون لدى مؤسستك قاعة تجميع أو غرفة اجتماعات أخرى. خلاف ذلك ، استخدم أكبر غرفة ممكنة. في يوم الاجتماع ، ستحتاج إلى تركيب عدد كافٍ من المقاعد وتوصيل جهاز عرض وجهاز كمبيوتر وميكروفون وإعداده ، إن وجد. يمكنك أيضًا الترتيب مسبقًا لمجلدات خاصة لكل مشارك في الاجتماع مع المستندات التي ستتم مناقشتها.
الخطوة الخامسة
إخطار جميع الموظفين بتاريخ ووقت ومكان الاجتماع. استخدم إحدى الطرق التقليدية: نشر المعلومات على لوحة الإعلانات ، وإرسال بريد إلكتروني ، والاتصال برؤساء الأقسام الهيكلية ، والتحدث شخصيًا مع كل موظف. يعتمد اختيارك على تقاليد الشركة وعدد الموظفين.
الخطوة 6
سجل الحضور قبل بدء الاجتماع. ستقوم لاحقًا بإرفاق هذه القائمة بالبروتوكول. تأكد من بدء الاجتماع في الوقت الذي تم جدولته والإعلان عنه للموظفين. لا تنتظر المتأخرين ، أظهر أهمية وجدية الحدث.
الخطوة 7
الإعلان عن الموضوع الرئيسي للاجتماع والقضايا التي سيتم تناولها هناك. اطلب من الفريق اختيار رئيس وسكرتير للاجتماع. كقاعدة عامة ، يتم انتخاب رئيس المنظمة أو نائبه كرئيس ، والكاتب أو مدير المكتب كسكرتير. سيدير الرئيس الاجتماع ، ويحافظ على النظام ويتبع القواعد. تشمل واجبات السكرتير حفظ بروتوكول مفصل: تسجيل كلمات المتحدثين ، والأسئلة الموجهة إليهم ، والمناقشات ، والمقترحات.
الخطوة 8
التزم بالجدول الزمني المحدد للتحدث ، وإلا فإن اجتماعك سيواجه خطر التأخير حتى منتصف الليل وعدم اتخاذ أي قرارات أبدًا. كقاعدة عامة ، يكون لدى المتحدثين الرئيسيين 15-20 دقيقة تحت تصرفهم ، ولكن ليس أكثر من 30. المتحدثين المشاركين حول القضايا الثانوية يجب أن تكون في غضون 10-15 دقيقة. يقتصر خطاب المشارك من الجمهور على 2-3 دقائق. يمكنك الإجابة على سؤال لا يزيد عن 5 دقائق. إذا تم تجاوز الوقت ، يجب تذكير القواعد بحزم.
الخطوة 9
بعد تسوية جدول أعمال الاجتماع وإلقاء الجميع بخطاب ، قم بتلخيص الاجتماع بإيجاز. إذا تم اتخاذ قرارات مهمة ، فيجب قراءة مسودتها بصوت عالٍ لجميع الحاضرين.
الخطوة 10
في غضون يومين بعد الاجتماع ، يجب عليك إعداد النسخة النهائية من المحضر والقرارات المتخذة. يجب الاتفاق على المحضر وتوقيعه من قبل رئيس الاجتماع. جلب القرارات والمواعيد النهائية لتنفيذها إلى انتباه جميع الموظفين الذين يتعين عليهم تنفيذها.
