يعد المخططون والاجتماعات والاجتماعات جزءًا لا يتجزأ من سير العمل. مهمتهم الرئيسية هي التحليل الجماعي لأي حالة خدمة. يمكن ويجب على المشاركين في اجتماعات العمل التحدث بنشاط ومناقشة التفاصيل واقتراح حلول للمشكلات. لكي يكون الاجتماع فعالا ، يجب على المضيف الالتزام بقواعد معينة.
ضروري
- - جدول أعمال؛
- - قواعد الاجتماع ؛
- - بروتوكول الاجتماع.
تعليمات
الخطوة 1
تعرف على العلامات الرئيسية لاجتماع فعال. هناك عدد قليل منهم: 1. الاجتماع لغرض محدد ؛ 2. قام المنظم بجميع الأعمال التحضيرية اللازمة ؛ 3. لا يحضر الاجتماع إلا الموظفين المهتمين المرتبطين مباشرة بالقضايا التي تمت مناقشتها ؛ 4. المناقشة لا تخرج عن الموضوع الرئيسي ؛ 5. ونتيجة للاجتماع ، تم تحديد الخطط الفورية وإعطاء تعليمات محددة للموظفين ، ويجب أن يتم الإشراف الشخصي على كل هذه الأمور من قبل المدير ، خاصة إذا لم تكن المنظمة قد شكلت آلية لعقد اجتماعات فعالة.
الخطوة 2
صياغة الموضوع الرئيسي للاجتماع. يجب أن تكون ذات صلة ومفهومة للموظفين. من المهم جدًا أن يكون لاجتماع العمل هدف محدد: تطوير خطة حدث ، والموافقة على قرار ، وطرح فكرة ، وما إلى ذلك. على سبيل المثال ، لا يجب أن تتحدث عن الأزمة الاقتصادية العالمية إذا كان لدى وكالتك الإعلانية عدد أقل من العملاء. في هذه الحالة ، يجب أن يخصص الاجتماع لتوسيع نطاق الخدمات وتغيير نظام الخصم.
الخطوه 3
قم بإعداد جدول أعمال مفصل للاجتماع. في ذلك ، حدد الموضوع الرئيسي ، والأسئلة المزمع مناقشتها ، وأسماء المتحدثين ، وتكوين المدعوين ، وتاريخ الحدث ووقته ومكانه. يجب أن يفصل كل بند من بنود جدول الأعمال الموضوع الرئيسي للاجتماع ، ويعكس بعض جوانب ذلك. يمكن تجميع الأسئلة إما وفقًا لمبدأ "من البسيط إلى المعقد" ، أو بترتيب تحليلي - "الوضع الحالي - أصوله - الحلول الممكنة".
الخطوة 4
إرفاق الجدول الزمني للاجتماع بجدول الأعمال. في ذلك ، حدد الوقت للمتحدثين الرئيسيين ، للحصول على معلومات من المتحدثين المشاركين ، لتوضيح الأسئلة والمناقشة. ضع جداول زمنية حتى لاجتماعات الخدمة الصغيرة. سيعلم هذا نفسك وموظفيك تقدير وقت العمل والوفاء بالمواعيد النهائية والتعبير عن الأفكار بوضوح ودقة.
الخطوة الخامسة
تعريف الموظفين بجدول الأعمال مقدمًا. أرسلها عبر البريد الإلكتروني للشركة أو وزعها على كل من تدعوهم إلى الاجتماع. اطلب من الجميع الاستعداد للمناقشة. أكد على ما تتوقعه من كل مشارك مقترح ضمن اختصاصه.
الخطوة 6
ابدأ الاجتماع بمحادثتك القصيرة. في غضون 3-5 دقائق ، تحدث عن السبب الذي دفعك إلى تنظيم هذا الاجتماع والنتيجة التي تريد تحقيقها. ثم يتعرف المشاركون على جدول الأعمال وجدول العمل.
الخطوة 7
قيادة المناقشة. حافظ على مناقشة ودية ولكن بناءة. شجع كل مشارك في الاجتماع على التعبير عن آرائه ، واتصل بـ "الصامت" بأسئلة شخصية تتطلب إجابة مفصلة. حاول بلباقة ولكن بحزم إحباط محاولات تحويل المحادثة بعيدًا عن القضية الرئيسية. تلخيص المجاميع الفرعية لكل سؤال.
الخطوة 8
في نهاية الاجتماع ، مرة أخرى ، قم بالتعبير عن القرارات والتعليمات المقدمة للموظفين. تأكد من فهم جميع المشاركين لمهامهم وتذكر مواعيدهم النهائية. سجل النقاط المهمة في البروتوكول. إرسال نسخة منه إلى المختصين المسؤولين عن تنفيذ الأوامر ، وكذلك إلى الموظفين المعنيين بتنفيذ القرارات المتخذة.
