إن فن القيادة لا يتعلق بكتابة الأوامر ، بل يتعلق بتحفيز موظفي المنظمة بمهارة ، وتشكيل فريق من الأشخاص ذوي التفكير المماثل ، وحل المشكلات التي تواجه الشركة بسرعة ، والاستجابة لتغيرات السوق. يمكن حل كل هذه المهام إذا تم تنظيم الاجتماعات بشكل صحيح.
تعليمات
الخطوة 1
قم بإخطار الموظفين بوقت ومكان الاجتماع إذا لم يكن على أساس منتظم. أرسل رسالتك الإخبارية عبر البريد الإلكتروني قبل أيام قليلة حتى لا تكون مفاجأة للفريق. في الخطاب ، أبلغ الموظفين بالموضوع حتى لا تسبب شائعات وتكهنات يمكن أن تتطور إلى حد السخافة.
الخطوة 2
اطلب من الموظفين إعداد المادة التي توشك على مناقشتها والتي تتطلب قرارات جماعية. قم مسبقًا بتطوير نموذج تقرير منظم وإرساله إلى موظفيك ، وهذا سيسمح بعدم الانتشار في المناقشة ، ولكن الانتقال إلى الأرقام والحسابات. بالإضافة إلى ذلك ، ستسمح لك التقارير القياسية بمقارنة نتائج الأقسام المختلفة وستكون مصدرًا إضافيًا للتحفيز.
الخطوه 3
تأكد من وجود المدعوين ولخص النقطة. إذا تأخر أي من الموظفين ، فابدأ بدونه ، ولا تجعل أولئك الذين يقدرون وقتهم ووقتك ينتظرون متأخرًا واحدًا.
الخطوة 4
دع الجميع يتحدثون عن موضوع الاجتماع. إذا كان اجتماع الموظفين يتعلق بإعداد التقارير أو الأداء ، فامنح ممثلًا عن كل قسم الكلمة ، لكن لا تدع الاجتماع يتحول إلى سرد قصص مملة. قاطع المتحدث بعناية ولباقة ، واستخدم الأسئلة لتوجيهه في الاتجاه الصحيح. أيضًا ، لا تسمح بظهور النزاعات عندما تتحول الاجتماعات إلى طريقة لحل المشكلات بين الإدارات المختلفة ، على سبيل المثال ، قسم المحاسبة والمبيعات ، وحل المشكلات الشخصية مع كل موظف على حدة. عندما يعبر الجميع عن وجهة نظرهم بشأن قضية معينة ، أغلق الموضوع وانتقل إلى البند التالي في جدول أعمال الاجتماع.
الخطوة الخامسة
استخدم قاعدة العصا والجزرة. امدح ممثلي القسم الذين تجاوز أداؤهم توقعاتك ، وبخ بعناية أولئك الذين لا يحققون الأهداف المحددة في الخطة. ستكون مثل هذه الاجتماعات حافزًا جيدًا لتحسين العمل وحل المشكلات. إذا كان هناك "تقليل" منهجي في عمل القسم ، فقم بدعوة الفريق لمناقشة هذه المشكلة واتخاذ قرارات مشتركة لمواجهة الأزمة. لا تسمح لنفسك بالتحدث علنا بقسوة ضد الموظفين الأفراد ، ولا تهين الموظفين.
الخطوة 6
لخص نتائج الاجتماع ، وحدد مرة أخرى القرارات التي تم اتخاذها ، والخطط التي تم وضعها. يجب أن يفهم كل من الحاضرين الإجراءات والنتائج المتوقعة منه ، وفي أي إطار زمني يجب عليه إكمال ذلك. في الاجتماع التالي ، تحكم في عملية تنفيذ الأوامر وحل المهام المعينة.
