أصبح التعاون مع الشركاء الأجانب بالفعل هو المعيار للمؤسسات الروسية. لذلك ، فإن تبادل الوفود ، الذي هو جزء من عملية العمل ، هو أيضًا حدث شائع إلى حد ما. ولكن إذا كنت تستضيف شركائك الأجانب أو الروس في المؤسسة لأول مرة ، فيجب أن تأخذ في الاعتبار العديد من الفروق الدقيقة حتى لا تتداخل مع إنشاء جهات اتصال تجارية وتفسد انطباع الاجتماع.
تعليمات
الخطوة 1
يجب إرسال دعوة للاجتماع في أقرب وقت ممكن ، حتى لو تم التوصل إلى اتفاق مبدئي. هذه علامة على أنك تقدر وقت شركائك تقديراً عالياً وتحترم انشغالهم.
الخطوة 2
عند استلام التأكيد ، حدد عدد أعضاء الوفد القادم. من الأفضل أن يتم إعطاؤك قائمة بالضيوف مع الإشارة إلى الوظيفة والتوجيهات الخاضعة للإشراف. حدد تكوين وفدك وفقًا لهذه القائمة ، من حيث العدد ، يجب أن يكون تقريبًا نفس وفد الضيوف. ناقش مع الضيوف اللغة التي يفضلون التحدث بها واعتن بمترجم فوري ، حتى لو كان الضيوف سيأتون مع مترجمهم الخاص.
الخطوه 3
تعرف على مجال مسؤولية واختصاص كل ضيف من ضيوفك. الشركاء الأجانب ، كقاعدة عامة ، صارمون للغاية في الحفاظ على التسلسل الرسمي للقيادة ، لذلك يجب أن تكون لديك فكرة واضحة عن المشكلات التي يُسمح لهذا الضيف أو ذاك بمناقشتها.
الخطوة 4
قم بإعداد قائمة بالمسائل التي ستحتاج إلى مناقشتها والاتفاق عليها. اجمع كل المواد والمستندات التي قد تحتاجها. قرر ما هي الوثائق التي سيتم التوقيع عليها نتيجة للمفاوضات ، وناقش في أي طريقة سيتم إجراؤها: المدة ، فترات الراحة.
الخطوة الخامسة
اختر غرفة مريحة بناءً على عدد الأشخاص الذين يحضرون الاجتماع. يجب أن يكون لكل منهم مكان يمكن أن يستوعب فيه بشكل مريح ، لأنه بين فترات الراحة سوف تضطر إلى الجلوس لعدة ساعات. تأكد من تقديم الشاي والقهوة والبسكويت أثناء الاجتماع ووضع الأكواب والمياه المعدنية على الطاولات. إذا لم يكن هناك من يمانع ، لا تنسى وضع منافض السجائر.
الخطوة 6
اطلب من ضيوفك الموافقة على التسجيل الصوتي للاجتماع ، فلا يمكن إجراؤه بدون إذن. اجلس الضيوف في مواجهة الباب الأمامي ، وهذا الفارق النفسي الدقيق سيسمح لهم بعدم الشعور بالتوتر. اطلب عدم صرف انتباهك عن طريق المكالمات الهاتفية الخارجية أثناء المفاوضات. تحضير مذكرات وأقلام للضيوف.
الخطوة 7
لا تجبر الضيوف على البحث عنك عند وصولهم إلى نقطة الالتقاء. يجب أن يقابلهم شخص ما في بهو المبنى ويرافقهم إلى الغرفة التي ستعقد فيها المفاوضات.
