على الرغم من وفرة قنوات الاتصال ، يظل البريد الإلكتروني هو الأكثر موثوقية لجهات الاتصال التجارية. عيبه الواضح قبل الاتصال اللفظي هو أن المتلقي يمكنه ببساطة تجاهل الرسالة. من أجل عدم الكتابة في الفراغ ، من المهم معرفة قواعد مراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.
الموضوع هو الرأس
تعتمد فعالية المراسلات التجارية الإلكترونية إلى حد كبير على الموضوع الصحيح. بعد التمرير عبر قائمة الرسائل المرسلة ، من المحتمل أن يترك المستلم حرفًا بدون موضوع في نهاية يوم العمل ، مع إعطاء الأفضلية للعناوين الأكثر أهمية.
الموضوع بالتنسيق "من Alexander" و "لـ Vitaly" ورؤوس مجردة أخرى مناسبة فقط إذا كان المستلم ينتظر رسالة وتم إبلاغه في محادثة حديثة بشأن الإرسال الوشيك لمعلومات مهمة. بالنسبة لجميع الحالات الأخرى ، فإن مثل هذه الموضوعات مؤسفة. فهي لا تعكس سبب الاستئناف وجوهر الرسالة وأهميتها.
تعتبر الجملة المحددة جيدًا المكونة من 2-4 كلمات موضوعًا جيدًا. على سبيل المثال: "مسودة تقرير للموافقة" ، "عرض تجاري من شركة ذات مسئولية محدودة" Business-Trade "،" On the Supply of slate "،" Slate. اقتراح للنظر ".
بغض النظر عن الغرض من الاستئناف ، يجب أن يكون كاتب الرسالة حريصًا على جذب الانتباه. لذلك ، يلاحظ "عاجل!" ، "مدير شخصيًا" ، "هام!" يجب الإشارة إليها في سطر الموضوع فقط في الحالات التي تكون فيها الرسالة بالفعل ذات درجة عالية من الأهمية ، وليس فقط بالنسبة للمرسل ، ولكن أيضًا للمستلم. إذا كان كل حرف من نفس الشخص الذي يمكن الاتصال به مصحوبًا بعلامات اهتمام غير مبررة ، فسيتوقف المستلم عن الرد عليها ، وفي الحالات القصوى ، سيرسلهم إلى القائمة السوداء أو يعيد توجيههم إلى المرؤوسين.
جاذبية
يجب أن يبدأ البريد الإلكتروني برسالة. من الضروري استخدام الاسم الكامل للمستلم وكتابته بدون أخطاء. المرسل اليقظ الذي لاحظ خطأ إملائيًا في اسمه سيفقد بالتأكيد الثقة في كاتب الاستئناف والاهتمام بمواصلة الحوار.
لمنع حدوث ذلك ، حتى مع البريد الجماعي ، يجب ألا تهمل تدقيق نص خطاب الغلاف قبل إرساله. يمكن أن تختفي الأخطاء في أغلب الأحيان في حالة النهايات عند معالجة وكتابة ألقاب معقدة. بغض النظر عن حالة المستلم ، فمن الأصح التقديم بالاسم وعائلته ، إذا لم تكن معروفة ، فيجوز استخدام التركيبات المحايدة تقليديًا: "مساء الخير" ، "مرحبًا". إذا كان المؤلف ومستلم الرسالة يعيشان في مناطق زمنية مختلفة ، يُسمح بالاستئناف التالي: "يوم جيد" ، "ساعة جيدة".
قدّر وقتك ووقت الآخرين
يجب أن يكون البريد الإلكتروني قصيرًا وواضحًا وخاليًا من التفاصيل المزعجة أو غير الضرورية. هذه الجودة مهمة بشكل خاص في الحالات التي تكون فيها المراسلات الإلكترونية بمثابة بداية للتعاون التجاري وليس استمراره.
في الفقرة الأولى من الاستئناف ، يجب على صاحب البلاغ أن يقدم نفسه إذا لم تكن المراسلات قد أجريت من قبل أو تمت مقاطعتها منذ فترة طويلة. التصميم الأمثل لهذا هو العبارة التقليدية: "أنت قلق بشأن فاسيلي كوزنتسوف ، موظف في Business Trade. أود أن أكمل حديثنا حول النظر في اقتراح توريد قناة ".
علاوة على ذلك ، يجب تقديم العرض نفسه بإيجاز قدر الإمكان ، وكمصدر موسع للمعلومات ، يجب إرفاق العرض التجاري بالرسالة.
يجب تقسيم جميع الأفكار الكاملة في الجملة منطقيًا إلى فقرات ، ويجب إدخال القوائم ، ويجب استخدام التمييز الغامق والتسطير بشكل مناسب ، مما يحسن إدراك القارئ للمعلومات ويقلل من الوقت الذي يستغرقه الانغماس في الموضوع. عادةً ، نادرًا ما يحتوي البريد الإلكتروني على أكثر من 3-5 فقرات.
البناء النهائي
من المعقول إنهاء رسائل البريد الإلكتروني بتوديع الأعمال بأسلوب: "مع أطيب التمنيات ، …" ، "مع خالص الشكر لك ، …" ، إلخ. ولكن بكلمات وداع مثل "دومًا لك ، …" ، يجب أن تكون حريصًا قدر الإمكان ، لأن اللهجة غير الرسمية والتقارب المفرط يمكن أن يكونا غامضين بالنسبة للمتلقي.
يجب أن يكون التوقيع مصحوبًا ببيانات الاتصال. من المهم الإشارة إلى أرقام الهواتف والفاكس والموقع الرسمي للمؤسسة الممثلة ، بالإضافة إلى عنوان بريد إلكتروني احتياطي ، لأن المستلم يرى عنوان جهة الاتصال في الرسالة نفسها.
الأفكار التي تظهر في عملية إعداد وثيقة لا ينبغي أن تكون رسمية في التذييل. كما تعلم ، فإن مثل هذا التعبير عن الأفكار المتأخرة للكتابة مناسب فقط في المراسلات الشخصية. وتتيح لك الكتابة الإلكترونية تعديل محتوى نص الاستئناف في أي وقت. استخدم في خطاب P. قد ينظر إليه المستلم سلبًا ، والذي قد يعتقد ، ليس بدون سبب ، أن المرسل إليه استغرق وقتًا لتضمين معلومات إضافية بشكل متناغم في الرسالة وقرر أن يقتصر على تذييل سريع.
