المراسلات التجارية لها سمات تميزها عن الرسائل الخاصة. يعد الأسلوب الرسمي للاتصال ، والمعالجة بالاسم والعائلة ، والالتزام بقواعد التهجئة وعلامات الترقيم أساس خطاب العمل الصحيح.
تعليمات
الخطوة 1
من الأفضل أن تبدأ الحرف بعبارة "عزيزي (أعزائي) …". إذا كنت بحاجة إلى الاتصال بشخص أعلى مرتبة ، فتأكد من القيام بذلك بالاسم والعائلة. التواصل بسهولة في الحياة ، تحتاج إلى الحفاظ على لهجة رسمية في المراسلات التجارية. إذا وصلت الرسائل فجأة إلى الرئيس التنفيذي ، فسوف يفاجأ بشكل غير سار برؤية تحية مثل "مرحبًا يا أخي".
الخطوة 2
عند مخاطبة شخص واحد ، اكتب بحرف كبير: أنت ، أنت ، لك ، أنت ، إلخ. المراجع المتعددة دائمًا ما تكون صغيرة.
الخطوه 3
يجب أن تكون نبرة الخطاب جادة وسرية. لا تتعمق في وصف تفصيلي لسير العمل ، واكتب في صلب الموضوع. لا تهدر وقتًا ثمينًا من المحاور بإعادة سرد التفاصيل التي لا يحتاجها.
الخطوة 4
استخدم الخطوط القياسية والأسود عند الكتابة. ليس من السهل قراءة النص بلون قوس قزح. إذا كنت تريد إبراز بعض العبارات ، فاكتب أمامها "ألفت انتباهك إلى أن …".
الخطوة الخامسة
لا تستخدم الرموز التعبيرية. هم فقط ذات الصلة في المراسلات الودية. بالنسبة لها ، من الأفضل ترك نبرة فكاهية وتعبيرات عامية ("صابون" - بريد إلكتروني ، "مبرمج" - مبرمج ، إلخ.)
الخطوة 6
ابدأ رسالتك بذكر جوهر المشكلة. عندها فقط اسأل كل أسئلتك.
الخطوة 7
حاول احتواء ورقة 1/3 A4 بالخط الثاني عشر. من الصعب قراءة الحروف الضخمة. غالبًا لا تتم قراءتها حتى النهاية ، أو يتم تخطي فقرات كاملة. إذا كنت بحاجة إلى الكتابة كثيرًا ، فقسِّم المعلومات إلى عدة رسائل.
الخطوة 8
أفضل نهاية لرسالة تجارية "مع أطيب التحيات ، الاسم الأول والأخير." إذا كنت تتواصل عبر البريد الإلكتروني ، فتأكد من كتابة توقيع مصاحب لجميع الحروف. يجب أن يكون هناك:
- اللقب ، الاسم ، إذا لزم الأمر - اسم الأب.
- وضع؛
- اسم الشركة؛
- العنوان؛
- هاتف؛
- معلومات إضافية - شعار ، أمنية ، إلخ ، إذا تم توفيرها حسب أسلوب الشركة.
الخطوة 9
تحقق من علامات الترقيم والهجاء. إذا لم تكن متأكدًا من الفواصل ، فقم ببناء الجملة بشكل مختلف أو قسّمها إلى قسمين. من الأفضل استبدال كلمة مشبوهة بمرادف.
