يتم كتابة خطاب إلى العميل إذا كان من المستحيل الوفاء بالالتزامات تجاهه من قبل مؤسستك ، إذا لم يقم بتحويل الأموال للبضائع المسلمة وإذا كانت هناك حاجة لإبلاغه عن النطاق الجديد.
تعليمات
الخطوة 1
ابدأ رسالتك بسؤال شخص يمثل مؤسسة العميل. في هذا الجزء من الرسالة ، تعتبر عبارات الأدب مثل "عزيزي إيفان أندريفيتش" ، "مستر ريميزوف" مناسبة. إذا لم يكن لدى الشركة العميلة شخص محدد أقيمت علاقات معه ، فاتصل بـ "السادة الأعزاء".
الخطوة 2
عرّف عن نفسك باسم مؤسستك. استخدم العبارات القياسية ، على سبيل المثال ، "ترغب شركة MontazhSpetsStroy LLC في التعبير عن احترامنا لك وأتمنى ازدهار مؤسستك." سيسمح لك ذلك بتوجيه عميلك ، وقراءة النص الرئيسي ، ولن يحير من هو المرسل إليه للرسالة.
الخطوه 3
قم بصياغة سبب الرسالة. يعتمد شكل الكتابة ومحتوى الرسالة على هذا. السبب الأكثر شيوعًا لكتابة الرسائل إلى العميل هو عدم الدفع مقابل البضائع المسلمة أو الخدمات المقدمة. في هذه الحالة ، ارجع إلى البند ذي الصلة من الاتفاقية ، ووضح أن العميل مسؤول عن دفع الفاتورة خلال إطار زمني محدد. إذا لم يكن هذا هو الخطاب الأول الخاص بك حول هذا الموضوع ، فاستأنف مسؤولية العميل عن عدم الوفاء بالالتزامات المنصوص عليها في البند X من اتفاقية التوريد. يرجى ملاحظة أنه في حالة عدم دفع الفواتير ، يجب عليك الذهاب إلى المحكمة.
الخطوة 4
اعتذر للعميل إذا كان سبب كتابة الخطاب هو عدم القدرة على تسليم البضاعة له ضمن الشروط المحددة في العقد. لا تحاول أن تشرح أسباب ضياعك لوقت التسليم ، فالعميل غير مهتم بذلك ، فمن الأفضل إبلاغه عن المدة التي ستتمكن فيها مؤسستك من الوفاء بالتزاماتها بموجب العقد. في نهاية الرسالة ، استخدم العبارات "شكرًا لتفهمك" ، و "نأمل في مزيد من التعاون".
الخطوة الخامسة
أبلغ العميل عن خط الإنتاج الجديد الذي تقدمه شركتك ، إذا لم يكن شريكك على علم بالتشكيلة المتغيرة. في مثل هذه الرسالة ، من المستحسن الإشارة إلى الخصومات التي سيحصل عليها العميل عند إعداد عقود توريد جديدة كعميل منتظم.
الخطوة 6
اشترك في نهاية الخطاب. اترك معلومات الاتصال الخاصة بك حتى يعرف العميل كيفية الاتصال بمؤسستك. أتمنى كل التوفيق للمنظمة والشخص الذي يمثلها.
