في سياق أنشطة الإنتاج الخاصة بها ، تقوم أي مؤسسة بإنشاء العديد من المستندات التي يجب تخزينها للبعض ، وأحيانًا لفترة طويلة جدًا. ولهذا فإن تنظيم الأرشيف ضروري.
تعليمات
الخطوة 1
خلق الشروط اللازمة لتخزين الوثائق في الأرشيف. بادئ ذي بدء ، يجب حماية الغرفة من التأثير المباشر لأشعة الشمس ، ويجب ألا يتجاوز مستوى رطوبة الهواء المستوى المسموح به ، كما يجب إغلاق الوصول إلى الأشخاص غير المصرح لهم.
الخطوة 2
يرجى ملاحظة أنه وفقًا لمتطلبات مباني الأرشيف ، لا يُسمح بوضعه في المباني الخشبية أو المباني المتداعية أو المباني ذات الأساسات الرطبة أو السندرات أو الطوابق السفلية. في الوقت نفسه ، يجب عزل المبنى المخصص لتخزين مستندات أرشيفية مختلفة في المبنى المعدل عن باقي المباني الموجودة في هذا المبنى. كما أنه لا يسمح بوضع الأرشيف في مباني المبنى التي تشغلها خدمات التموين العامة أو المنظمات التي تخزن المواد الكيماوية أو المواد الخطرة للحريق أو مستودعات الطعام.
الخطوه 3
حدد موقع أرشيف المؤسسة في مبنى تم تكييفه أو إنشاؤه خصيصًا لتخزين السجلات. يجب إزالة الغرفة من الأشياء الخطرة وفقًا لمعايير السلامة من الحرائق. هذه ، على سبيل المثال ، تشمل مواقف السيارات ومحطات الوقود والجراجات. أيضًا ، يجب ألا تكون هناك أشياء تلوث الهواء بالقرب من أماكن أرشيف المؤسسة.
الخطوة 4
عند اختيار غرفة مناسبة لتنظيم أرشيف ، ضع في اعتبارك أن عدة غرف منفصلة مطلوبة للتشغيل العادي للأرشيف: تخزين الأرشيف ؛ غرفة لاستلام المستندات ؛ أماكن لاستخدام المستندات المخزنة ؛ غرفة عمل لموظفي الأرشيف.
الخطوة الخامسة
انقل مخزن الأرشيف بعيدًا عن المختبرات والمنزل والمباني الصناعية. في الوقت نفسه ، انتبه إلى أنه لا يحتوي على قنوات تهوية مشتركة معهم ويتم فصله عن الغرف المجاورة باستخدام جدران وأسقف مقاومة للحريق بحد أقصى لمقاومة الحريق لمدة ساعتين على الأقل. أيضًا ، في غرفة الأرشيف ، يتم استبعاد مد أنابيب الصرف الصحي وإمدادات المياه.
الخطوة 6
وضع لتنظيم التخزين "لوائح تخزين الوثائق" واعتمادها مع الرئيس. بالإضافة إلى ذلك ، بأمر من الرئيس ، يجب تعيين شخص يكون مسؤولاً عن الأرشيف. كما يتم إنشاء لجنة خبراء خاصة ، والتي ستجري بشكل دوري فحصًا للوثائق للتأكد من امتثالها لفترات تخزينها.
