في المؤسسات الكبيرة ، يحصل معظم الزوار عادة على المعلومات التي يحتاجون إليها من الأمانة. ما هو انطباع التواصل الذي سيغادره مساعد المدير؟ هل سيرغب العميل في الاتصال مرة أخرى؟ هل سيتلقى الشخص المهتم إجابات شاملة على أسئلتهم؟ لكي تكون واثقًا من الصفات الإيجابية للسكرتير ، تحتاج إلى التحضير بمسؤولية للاجتماع الأول وتنظيم وإجراء مقابلة بكفاءة.
تعليمات
الخطوة 1
السكرتير هو وجه الشركة. بادئ ذي بدء ، قم بتقييم مظهر مقدم الطلب. بعد كل شيء ، ليس من قبيل الصدفة أن يقولوا إنهم يستقبلونهم بملابسهم ، لكنهم مرافقتهم عقولهم. كيف يمكن للسكرتيرة أن تبدو أنيقة ومرحبة يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً نحو الحصول على العقد الذي تحتاجه أو التفاوض على المفاوضات القادمة. إذا كانت لديك "صورتك" الخاصة ، فحاول الاستماع إلى حدسك. إذا وافقت على منصب شخص يسبب لك تناقضات داخلية ، فمن المحتمل أن يكون من الصعب العمل معه ، لأن السكرتير ليس فقط وجه الشركة ، ولكن أيضًا اليد اليمنى للمدير. ومع ذلك ، لا توافق على الفور على شخص يرضيك بمظهر مشرق وجميل. يمكن أن تصبح الصورة الجميلة مملة بسرعة ، وستظل الأوراق غير مفككة.
الخطوة 2
أثناء المحادثة ، استمع جيدًا: سيتواصل السكرتير مع العملاء ، وإجراء المحادثات الهاتفية ، وكتابة الرسائل. يجب أن يكون حديثه كفؤاً ، وأن تكون النهايات متسقة ، ونبرة خير. انتبه بشكل خاص لوجود ما يسمى بالكلمات الطفيلية في الكلام. إذا كان مونولوج مقدم الطلب مليئًا بعبارات غير ضرورية "هكذا يعني" ، "إذا جاز التعبير" ، "أه" ، "حسنًا" ، فمن غير المرجح أن تحقق غياب هذه التعبيرات في بيئة العمل. يعتبر استخدام المصطلحات واللغة العامية أمرًا غير مقبول ، إلا إذا سمحت أنت للمحادثة بأخذ دورة غير رسمية.
الخطوه 3
اطلب من السكرتير أن يكتب الإملاء. لذا عليك التحقق من ثلاث صفات مهمة في آنٍ واحد: سرعة الطباعة ، ومحو الأمية في الكتابة ، ومهارات الكمبيوتر الشخصي. تعمد ارتكاب أخطاء أسلوبية ومراقبة رد فعل مقدم الطلب. إذا نصح بطريقة مهذبة بالطريقة الأنسب لتكوين عبارة ، ضع علامة "علامة الجمع" على ذلك.
الخطوة 4
ادرس السيرة الذاتية للسكرتير بعناية. انتبه للوظائف السابقة واسأل مقدم الطلب عن أسباب تركه. الشخص المهذب وسريع البديهة لن يتحدث أبدًا بحيادية عن قائد سابق ، "يرمي الوحل" على الفريق أو يتحدث عن أخطائه. الإجابة الأكثر قبولًا التي يمكنك سماعها هي عدم تطابق توقعات الراتب. سلط الضوء على الكلمات الرئيسية في نص السيرة الذاتية وفي قصة المحاور: الالتزام بالمواعيد ، والنظام ، ومقاومة الإجهاد ، والتواصل الاجتماعي ، والتأدب. تذكر أن السكرتير غالبًا ما يكون همزة الوصل بين مختلف أقسام المنظمة ؛ يمكن أن يعتمد كل من مزاج المدير والراحة والجو الودي والنظام في المكتب بأكمله على صفاته المهنية والشخصية
