السكرتير هو موظف مكتب تشمل واجباته تلقي المكالمات الهاتفية ومعرفة كيفية العمل مع الكمبيوتر والتواصل مع الأشخاص وحفظ سجلات العمل وغير ذلك الكثير. هناك العديد من الأساطير حول مهنة السكرتيرة - ولكن ما هو السكرتير الجيد بالضبط؟
مهارات أساسية
للعمل كسكرتير ، لا يلزم الحصول على دبلوم مؤسسة تعليمية عليا - الدورات المتخصصة كافية تمامًا ، حيث يتعلم سكرتير المستقبل الاتصالات التجارية وآداب السلوك ، والقراءة السريعة ، والعمل المكتبي ، وعلم النفس العملي ، والاختزال والكتابة. بالإضافة إلى ذلك ، تدرس الدورات أساسيات العمل في 1C ، وتعلم أيضًا كيفية استخدام mini-ATS والمعدات المكتبية. بدون كل هذه المهارات ، لا يمكن اعتبار السكرتير عاملاً جيدًا.
من المهم أيضًا أن يكون لدى السكرتير الجيد تصور دقيق عن نفسية الآخرين وأن يكون مقاومًا للضغوط المختلفة.
نظرًا لأن السكرتير هو رجل الأعمال في الشركة ، فيجب أن يتمتع بمظهر لطيف وشعور بالأناقة والذوق الرفيع. بدون القدرة على ارتداء ملابس جميلة ، والتصرف في المجتمع والتحدث بكفاءة ، لن يتمكن السكرتير من خلق انطباع جيد بين عملاء الشركة التي يعمل بها - وبالتالي ، لن تكون صورة الشركة على قدم المساواة. في الواقع ، تتمثل المهمة الرئيسية للسكرتير الجيد في تنظيم عمل رئيسه والمكتب بأكمله بكفاءة وفعالية.
ملامح المهنة
يعتقد الكثيرون أن وظيفة السكرتيرة هي صنع القهوة وتقديم المستندات للتوقيع والرد على المكالمات. هذا وهم - تشمل واجبات هذه المهنة الإشراف على عمل الاستقبال ، وإجراء المراسلات التجارية ، والمشاركة في مختلف المناسبات المكتبية والمفتوحة ، والتواصل مع العملاء المتوترين. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يعمل السكرتير الجيد كمدير مكتب وحتى طبيب نفساني يمكنه تهدئة الموقف في الفريق.
في كثير من الأحيان ، يُطلق على الأمناء التنفيذيين "الكرادلة الرمادية" لأنهم قادرون على التأثير بشكل غير مرئي على عمل الشركة وقرارات المدير.
في أغلب الأحيان ، تصبح النساء سكرتيرات لأنهن أكثر مرونة من الناحية العاطفية وقدرة على الصمود. بالإضافة إلى ذلك ، فهم أكثر حساسية - فالتقاط مزاج الرئيس والفريق يساعد كثيرًا في عملهم. إذا كان السكرتير ذكيًا ومهنيًا بدرجة كافية ، فيمكن للمدير أن يلجأ إليه للحصول على المشورة والاستماع إليه. السكرتير هو الذي يمكنه تسهيل عمل الرئيس من خلال تنظيم مكان عمله جيدًا وتقديم المعلومات التي يحتاجها في الوقت المناسب. في الوقت نفسه ، لا يتمتع السكرتارية بنمو وظيفي ، لأن المساعد التنفيذي الجيد يستحق وزنه ذهباً. ومع ذلك ، ونتيجة لذلك ، يكتسب السكرتير خبرة ومعرفة لا تقدر بثمن بالعمليات التجارية ، والتي يمكن أن تساعده في المستقبل على بدء مهنة في مهنة أخرى.
