عندما يكون هناك عدد كبير جدًا من المستندات المتراكمة ، وتكون في كومة واحدة ، قد يكون من الصعب معرفة أيها يشير إلى ماذا. العثور على المستند الصحيح هو أكثر صعوبة. لحل هذه المشكلة ، تحتاج إلى تنظيم مستنداتك. الطريقة الموصوفة مناسبة ليس فقط لتنظيم المستندات على الورق ، إنها قابلة للتطبيق تمامًا على المستندات في شكل إلكتروني ، بالطبع ، مع افتراضات بسيطة.
تعليمات
الخطوة 1
يعد تنظيم مستنداتك أمرًا سهلاً ، حتى لو كان هناك الكثير منها. تصفح جميع المستندات المتاحة وقم بعمل قائمة بالفئات التي ستفرزها على أساسها. حدد ما إذا كان سيكون هناك فئات فرعية في هذه القائمة. على سبيل المثال ، في الفئة العامة للعقود ، يمكن للمرء أن يميز بين عقود التوريد ، لتقديم الخدمات. من بين الأوامر ، قم بتسليط الضوء على الأوامر العامة المتعلقة بأنشطة الشركة ، وأوامر الموظفين.
الخطوة 2
بمجرد اكتمال قائمة الفئات ، حدد كيف وأين ستضع المستندات. اتفق مع الإدارة على تكاليف شراء اللوازم المكتبية (مجلدات ، ملفات ، ملصقات ملونة) ، لأن فرز المستندات وتوزيعها يكون أكثر متعة إذا لم يكن عليك العبث بالمجلدات المتهالكة القديمة.
الخطوه 3
قم بفرز المستندات المتاحة وفقًا للقائمة التي جمعتها. ضعهم في أكوام منفصلة. إذا لزم الأمر ، اكتب عليها بقلم رصاص أو الصق ملصق (حتى لا يتم الخلط أثناء عملية الفرز).
الخطوة 4
قم بتقييم ما إذا كانت مستندات فئة واحدة (فئة فرعية) ستناسب المجلد وقم بوضعها في الملف. من الأفضل ترتيب المستندات وفقًا لتاريخ إعدادها. كقاعدة عامة ، في العمل اليومي ، يتم حفظ المستندات كما يتم إنشاؤها ، مع وضع أحدث المستندات في الأعلى. عند نقل الحالات إلى الأرشيف ، يتغير الترتيب (في الأعلى يكون المستند الأقدم ، في الأسفل - الأحدث حسب تاريخ الإنشاء).
الخطوة الخامسة
إذا كنت تقوم بحفظ مستندات من سنوات مختلفة في نفس المجلد ، فافصل سنة واحدة عن الأخرى باستخدام ملصق ملون أو ورقة أكبر. تسهل مثل هذه الإشارات المرجعية العثور على المستند المطلوب في المستقبل.
الخطوة 6
قم بعمل مرفق للمستند التالي.
الخطوة 7
إذا لزم الأمر ، قم بإنشاء سجل لجميع المجلدات مع المستندات ، مع الإشارة إلى محتويات كل مجلد ، وتاريخ إنشائه وانتهاء الصيانة ، وموقع التخزين ، وما إلى ذلك. رتب المجلدات بحيث تكون ملائمة لاستخدامها ولست مضطرًا إلى "اختراقها" من خلال أطنان من النفايات الورقية.
