عند إعداد مشروع مشترك بين منظمات أو أقسام مختلفة لمؤسسة واحدة ، غالبًا ما يكون من الضروري مناقشة التفاصيل الفردية وشروط التنفيذ. في هذه الحالة ، يتم إطلاق آلية تنسيق تتيح ، مع مراعاة مصالح الأطراف ، التوصل إلى موقف مشترك حول قائمة القضايا بأكملها. يخضع تصميم مثل هذه الرسالة للقوانين العامة للعمل المكتبي ، ولكن لها بعض الخصائص المميزة.
تعليمات
الخطوة 1
قم بإعداد قائمة بالمسائل التي سيتم الاتفاق عليها. كقاعدة عامة ، الرسالة التي تحتوي على هذه الشروط هي وثيقة مستقلة تسبق إبرام العقد الرئيسي. في بعض الحالات ، يمكن استخدامه كمستند داخلي ضروري لتطوير حل عام ويتطلب تأكيد الأهلية من خدمات مختلفة (أمنية ، قانونية ، مالية ، تصميم ، إلخ). في حالات أخرى ، تكون مستعدة لمناقشة القضايا الخلافية مع المنظمات الشريكة في العمل على مشروع مشترك.
الخطوة 2
لإعداد خطاب استئناف للطرف المقابل ، ستحتاج إلى تفاصيله والشروط التي تخضع للاتفاق. ابدأ الخطاب بتحديد المرسل إليه في الزاوية اليمنى العليا (اسم المنظمة الشريكة والمسمى الوظيفي واسم العائلة والأحرف الأولى من اسم الشخص المسؤول). هنا ، قم بإبلاغ موضوع الرسالة بإيجاز "عند الموافقة …". في هذه الحالة ، لا تحتاج إلى كتابة اسم المستند. ستكون الجملة الأولى من الخطاب عبارة عن استئناف بالاسم وعائلته للشخص المسؤول عن تطوير جزء المشروع الذي تقوده منظمته. طبعا مع عدم نسيان إضافة كلمة "عزيزي". بعد ذلك ، اطلب النظر في الشروط المقترحة ، وتقديم قائمة بها ، واتخاذ قرار بشأن الموافقة.
الخطوه 3
في الجزء الأخير من الرسالة ، أبلغ عن الموعد النهائي الذي يلزم فيه تنفيذ الاتفاقية وإجراء التعديلات اللازمة أو قبول الاقتراح بالكامل. يتبع ذلك تاريخ الخطاب وتوقيع المسؤول ونسخته بين قوسين.
الخطوة 4
يرجى ملاحظة أن خطاب الموافقة يمكن أن يكون إما المستند الرئيسي الذي يضمن شروط الاتفاقية الأولية ، أو مرفقًا. يجب أن يحتوي الخطاب الذي سيتم إرفاق بروتوكول الموافقة أو مستند آخر به في شكل قائمة أو قائمة على عنصر "الملحق". في ذلك ، قم بتسمية المستندات المرفقة (بعد أن تم ترقيمها مسبقًا) المقترحة للموافقة عليها من قبل الأطراف.
