في سياق أنشطتها ، ترسل العديد من الشركات موظفيها في رحلات عمل. يبدو أنه لا يوجد شيء معقد - فقط الموظف ذهب في مهمة وعاد منها. ولكن حتى مثل هذا الحدث البسيط يتطلب عملية توثيق ضخمة إلى حد ما.
ضروري
- - شهادة سفر
- - تخصيص الخدمة
- - طلب رحلة عمل
- - تقرير مسبق
- - تقرير عن العمل المنجز
تعليمات
الخطوة 1
أكمل مهمة عمل للموظف مع توضيح الغرض من رحلة الموظف وتوقيتها. عادة ، يتم وضع مثل هذه المهمة من قبل رئيس الوحدة الهيكلية التي يعمل فيها الموظف الذي يذهب في رحلة عمل. ثم قم بالتوقيع على هذا التعيين الوظيفي مع رئيس المؤسسة ، لأنه هو الذي يتخذ القرار اللاحق بشأن مدى ملاءمة رحلة العمل هذه.
الخطوة 2
قم بإعداد أمر سفر الموظف. عادة ما يتم إصدار مثل هذا الأمر من قبل رئيس المؤسسة ، على أساس التعيين الوظيفي المقدم من قبل رئيس الوحدة الهيكلية. قم بتعريف الموظف الذي يذهب في رحلة عمل بهذا الأمر مقابل التوقيع.
الخطوه 3
إصدار شهادة رحلة عمل للموظف بناءً على طلب رحلة العمل. تشير هذه الشهادة إلى وقت وصول الموظف إلى الوجهة المقصودة ووقت مغادرته هناك. وفقًا لهذه العلامات ، بعد عودة الموظف ، يتم حساب الوقت الفعلي الذي يقضيه في رحلة عمل ويتم احتساب بدل السفر.
الخطوة 4
امنح الموظف سلفة لمصاريف السفر. وتشمل هذه النفقات دفع البدل اليومي ، والسفر ، واستئجار الإقامة ، وما إلى ذلك. يتم دفع المصاريف اليومية للموظف عن كل يوم يقضيه في رحلة عمل ، وكذلك عن جميع الأيام التي يقضيها في الرحلة. إذا تم إرسال الموظف في رحلة عمل داخل الدولة ، يتم دفع هذه السلفة بالعملة الوطنية ، وإذا كان في الخارج ، فحينئذٍ بعملة البلد الذي يسافر إليه.
الخطوة الخامسة
قم بإعداد تقرير عن العمل المنجز ، بناءً على نتائج عودة الموظف من رحلة عمل. يوضح هذا التقرير مقدار العمل الذي قام به الموظف أثناء الرحلة ، ويوضح أيضًا النفقات الفعلية للرحلة ، بما في ذلك بدل الإقامة اليومي. المستندات الأصلية مرفقة بهذا التقرير ، مثل: تذاكر السفر ، وإيصالات الدفع للفندق ، إلخ. بعد ذلك ، مقارنة بالمبالغ الممنوحة للموظف في شكل سلفة ، تتم إعادة حساب التكاليف: يتم سحب الأموال الفائضة أو إعادة الإنفاق الزائد. يجب أن يتعرف الموظف على بيانات التقرير عن العمل المنجز مقابل التوقيع.
