في جدول العمل المزدحم ، قد يكون من الصعب تخصيص وقت ليس فقط لتناول طعام الغداء ، ولكن أيضًا لمدة خمس دقائق راحة. لا يؤدي العمل في حالة الطوارئ إلى الإرهاق الجسدي فقط. يتراكم الانزعاج النفسي ، مما قد يؤدي إلى الاكتئاب. هذا هو السبب في أنه من الضروري تنظيم يوم العمل بكفاءة من أجل إدارة المهام دون بذل مجهود مفرط.
مصفوفة إدارة الوقت - كيفية بنائها
أكثر الوسائل شيوعًا لتحسين وقت العمل هي مصفوفة أيزنهاور. هذا هو أول شيء يتم تدريسه لتعويضه في تدريبات إدارة الوقت. في جدول بسيط من أربع خلايا ، تتم كتابة المهام مقسمة حسب الأولوية. في المربع العلوي الأيسر - عاجل ومهم. وهذا يشمل حل أوقات الأزمات الحادة ، والمهام العاجلة ، والمشاريع التي تقترب مواعيدها النهائية. في الجزء العلوي الأيمن - أمور مهمة ولكنها ليست ملحة. هذا هو التخطيط لمشاريع جديدة ، وتقييم فعالية المشاريع المكتملة ، والمهام اليومية الحالية ، وتحديد مجالات نشاط جديدة. الخلية اليسرى السفلية - المهام الأقل أهمية ولكنها ملحة. وهذا يشمل المحادثات الهاتفية ، وبعض الاجتماعات ، والنظر في المواد العاجلة ، والأنشطة الاجتماعية. والخلية الأخيرة أسفل اليمين - ليست مهمة وليست عاجلة. هذا عمل روتيني ، بعض المكالمات ، الترفيه.
يعتبر يوم العمل الأكثر فاعلية هو اليوم الذي يتم فيه ملء المربع الأيمن العلوي إلى أقصى حد - بالمسائل المهمة ، ولكنها ليست عاجلة. هذا يعني أن هناك متسعًا من الوقت لإكمال جميع المهام المعينة ، وكل شيء يسير وفقًا للخطة ، ولا يتوقع حدوث طوارئ. إذا كان المربع العلوي الأيسر ممتلئًا ، فهذا يعني أنه تم تأجيل العديد من المهام "لوقت لاحق" ، وعليك الآن تنظيف الكومة المتراكمة من الأمور العاجلة والمهمة للغاية. في الوقت نفسه ، تتراكم الأشياء المهمة ، ولكنها ليست عاجلة ، وهو أمر يحتاج أيضًا إلى القيام به ، لكن لا يوجد وقت لذلك. وبعد الانتهاء من حالة الطوارئ ، تتشكل الحالة التالية بسبب حقيقة أن الحالات الأولى غير العاجلة قد اقتربت منذ فترة طويلة من المواعيد النهائية لتنفيذها.
لمنع مثل هذا التطور في الأحداث ، من الضروري تجميع مصفوفة أيزنهاور على أساس منتظم ، وليس فقط في يوم العمل. يقوم المديرون الأكثر فاعلية بهذا عدة مرات. في نهاية الشهر - التالي ، توزيع المهام الرئيسية على الخلايا. في نهاية الأسبوع - الأسبوع التالي ، نثر العمل الحالي في المربعات وإجراء التعديلات. وقبل نهاية يوم العمل - في اليوم التالي ، ضع خطة للأمور الأساسية. سيستغرق هذا التوزيع للمسؤوليات من خمس إلى عشر دقائق ، وسيسمح لك بعدم إرهاق عقلك بشأن الأشياء التي يجب القيام بها أولاً وأيها - لاحقًا.
أزمة مستمرة - ماذا تفعل؟
إذا تراكمت الأشياء وتراكمت ، ولم تكن ثماني ساعات من العامل كافية للقيام بجميع الواجبات ، فإن الأمر يستحق التفكير في تفويض السلطة. ربما تم تعيين العديد من المهام التي لا يمكن لموظف واحد التعامل معها. هذا الوضع يستحق التوضيح للإدارة. للقيام بذلك ، تحتاج إلى إنشاء قائمة مهام تحتوي على عناصر فرعية - ما عليك القيام به لإكمال المهمة. والأفضل من ذلك ، حدد الوقت الذي تقضيه. سيُظهر هذا بوضوح للرئيس أنه من غير الواقعي التعامل مع الحجم الكامل للعمل لشخص واحد. في هذه الحالة ، يمكن إزالة جزء من المهام من المدير ونقله إلى موظف آخر.
