تعد جدولة وتنظيم ساعات العمل مكونًا مهمًا للعمل الفعال في أي منصب. في حالة المنصب الإداري ، تزداد أهمية التخطيط الأولي بشكل أكبر ، لذلك من الضروري التعامل مع هذه المسألة بعناية فائقة.
تعليمات
الخطوة 1
يمكن للمدير أن يخطط لوقته بنفسه أو يفوض هذه الوظيفة كليًا أو جزئيًا إلى مساعد السكرتير. على أي حال ، لا يمكن للمرء الاستغناء عن التفاعل مع السكرتير ، لأنه هو الذي يعد وينظم الاجتماعات ومواد الاجتماعات ويتلقى المكالمات الواردة. علاوة على ذلك ، عادة ما يحتفظ السكرتير في رأسه بجميع خطط المدير المعروفة لديه ويحاول توزيعها وفقًا لساعات العمل ، لذلك من المهم جدًا إخطار السكرتير على الفور بالتغييرات في خططه.
الخطوة 2
لكن لا يجب أن تعتمد فقط على السكرتيرة ، فمن المهم أن تتعلم كيفية تخصيص وقتك بطريقة توفر لك الوقت للقيام بكل شيء مخطط له. هناك طريقة جيدة للقيام بذلك وهي تحليل كل ساعة مرت ومعرفة ما تم إنجازه بالضبط والمدة التي استغرقتها. من الضروري أيضًا أن تسلط الضوء لنفسك على المهام العالمية الرئيسية كقائد ، وأن تخصص معظم وقت عملك لحلها. على أي حال ، يجب حل أهم المهام في المقام الأول ، حيث أنه من المعروف أن 80٪ من المهام الحالية يتم حلها في أول 20٪ من يوم العمل ، ويتم إنفاق الوقت المتبقي على 20٪ فقط من العمل.
الخطوه 3
لا تدع الأحداث العشوائية تعبر جدولك الزمني. من الأفضل تخصيص بعض الوقت لها مسبقًا في الخطط ، وهذا سيسمح لك أن يكون لديك وقت أكبر لإكمال المهام الرئيسية. عند التخطيط للاجتماعات والأحداث والاجتماعات والمؤتمرات ، انطلق من الوقت الفعلي الذي تتطلبه ، مع الأخذ في الاعتبار التحضير والمعرفة الأولية بالمواد والمناقشات والأسئلة العفوية. حاول توزيع مثل هذه الأحداث في الوقت المناسب حتى لا تتوقف بداية الاجتماع التالي على نهاية الاجتماع السابق ، لأنه في هذه الحالة ستضطر غالبًا إما إلى التأخير أو إنهاء الاجتماع النهائي.
الخطوة 4
غالبًا ما تتضمن واجبات السكرتير التخطيط الأولي لليوم والأسبوع ، مع مراعاة المكالمات والعروض والدعوات المستلمة. من المستحسن في نهاية يوم العمل أن يناقش مع السكرتير فكرته عن جدولك الزمني ، مع إجراء تعديلات عليه. من الأفضل القيام بذلك في فترة ما بعد الظهر ، بحيث تتاح للسكرتيرة الفرصة لإجراء تغييرات ، وإجراء مكالمات مع اقتراح بتأجيل هذا الحدث أو ذاك. يجب أن يصبح الاتصال المستمر بالسكرتير عادة ، لأن جدوله الزمني يعتمد بشكل مباشر على جدولك ، وتتطلب العديد من الأحداث إعدادًا أوليًا من جانبه.
الخطوة الخامسة
قم بتحليل أيام العمل الماضية من حيث تخصيص وقتك بكفاءة. ربما سترى الحلول التي تسمح لك بعمل المزيد ، على سبيل المثال ، عقد عدة اجتماعات في نفس المنطقة أو الجمع بين بعض الأحداث. قم بتدوين الأحداث الماضية والمخططة في يومياتك.
