يتم استخدام خطاب العمل في الشركات عند التواصل مع الشركاء والموردين والموظفين والعملاء. يلعب هذا المستند دورًا مهمًا في تكوين صورة إيجابية عن الشركة. لذلك ، من الضروري كتابة خطاب عمل بشكل صحيح وكفاءة ووضوح وكذلك ببساطة وسهولة. يجب أن تكون مفيدة وتسعى إلى تحقيق الهدف الذي تحتاجه المنظمة لتحقيقه من المتلقي. لفهم ماهية خطاب العمل ، تحتاج إلى إلقاء نظرة فاحصة على هيكله.
في الزاوية اليمنى من خطاب عملك ، ضع شعار شركتك. إذا لم يكن لدى الشركة ذلك ، فاكتب اسم المنظمة ، بالإضافة إلى عنوانها القانوني والتفاصيل الإلزامية ، والتي ، كقاعدة عامة ، موجودة على الختم. هذه هي TIN و KPP والحساب الجاري والحساب المراسل و BIK ومعلومات أخرى حول الحساب والبنك الذي تم فتحه فيه.
بعد شعار الشركة وختمها ، أدخل البيانات الشخصية للمستلم إذا تم إرسال خطاب العمل إلى شخص معين. عندما يتم توجيه المستند إلى الشركة ، اكتب اسمها وعنوان الموقع.
في منتصف الورقة ، يجب أن تكتب استئنافًا إلى المستلم. إذا كانت الرسالة موجهة إلى شخص معين ، فاكتب ، على سبيل المثال ، مثل هذا: "عزيزي بيتر إفريموفيتش!" عندما يتم إرسال خطاب إلى شركة ، يكون الخيار التالي ممكنًا: "شركاؤنا الأعزاء!" يرجى ملاحظة أنه عند مخاطبة المرسل إليه ، لا يمكن اختصار الكلمات. إذا كانت الرسالة شخصية ، فيمكنك كتابتها على النحو التالي: "عزيزي يوري ألبرتوفيتش!"
في نص خطاب العمل ، اكتب أولاً الأحداث التي أدت إلى حدوث موقف معين. بعد ذلك ، حدد الغرض من الرسالة. ضع في اعتبارك هذا الجزء من الوثيقة بعناية. بوضوح وإيجاز ، بلغة يسهل الوصول إليها ، اكتب مطالبة أو دعوة أو طلبًا أو عرضًا أو استجابة أو تهنئة أو طلبًا أو أي غرض آخر دفعك لكتابة الرسالة.
ثم لخص خطاب العمل ، أي اكتب النتيجة التي تريد تلقيها من المرسل إليه. إذا قمت ، على سبيل المثال ، بدعوة شريكك إلى عرض تقديمي للسلع ، فعليك الإشارة إلى ما يلي: "نأمل أن تزور المعرض ، اختر المنتج المناسب".
في بعض الحالات ، يتم إرفاق المستندات بخطاب العمل. إذا قمت بدعوة ، على سبيل المثال ، شريكك إلى معرض ، فتأكد من تقديم دعوة إلى المستلم لحضور هذا الحدث.
أكمل خطاب عملك بشكل صحيح. من المقبول عمومًا أنك تحتاج إلى كتابة الكلمات: "مع خالص التقدير …" ، ثم الإشارة إلى البيانات الشخصية وجهات الاتصال الخاصة بالشخص الذي تم إعداد المستند نيابة عنه.
