الإتيكيت مفهوم متعدد الأوجه ، هناك قواعد للسلوك في المجتمع ، على المائدة أو في الأماكن العامة. هناك أيضًا شيء مثل آداب العمل ، على وجه الخصوص ، آداب كتابة الأعمال. تعتمد سمعة الشركة إلى حد كبير على كيفية إجراء المراسلات مع العملاء والموظفين والشركاء.
القواعد العامة للمراسلات التجارية
يختلف الخطاب الكتابي اختلافًا كبيرًا عن الخطاب الشفهي ، وخاصة المراسلات التجارية. الواقع المعاصر هو أن الكتابة تعني بشكل متزايد رسالة بريد إلكتروني ، بدلاً من رسالة على الورق.
عندما يتعلق الأمر بالمفاوضات التجارية مع الشركاء ، حول أي رسائل تتعلق بلحظات العمل ، فإن البريد الإلكتروني هو الخيار الأفضل لنقل المعلومات. ومع ذلك ، فإن كتابة الدعوة أو الشكر أو رسائل التهنئة تتم على الورق.
يعتبر استخدام ورق عالي الجودة ممارسة جيدة ويفضل أن يكون ورق ذو رأسية يحمل شعار المؤسسة. من الأفضل تسليم الرسائل أو الدعوات المهمة للمناسبات الخاصة عن طريق البريد السريع أو البريد المسجل. تبدو الرسالة على الورق الجميل عالي الجودة صلبة وترفع تصنيف الشركة.
في المراسلات التجارية ، تعد صحة الرسالة ومحو الأمية ودقتها مهمة. لا يُسمح بالإفراط في الانفعال والألفة والملاحظات الهجومية وطول العرض التقديمي وغموضه.
من المهم هيكلة النص ، ووضع علامات الترقيم وعلامات الترقيم بشكل صحيح بحيث يكون المستلم واضحًا جدًا بشأن موضوع الحرف بالضبط.
بالنسبة لأسلوب الاتصال ، من الأفضل تجنب العبارات المزهرة والجمل المعقدة متعددة المستويات والكلمات غير الضرورية. يُسمح بوفرة الأفكار المبتذلة المهنية في المراسلات التجارية.
من أجل الوضوح ، يمكنك إضافة مخططات أو رسوم بيانية أو جداول إلى النص.
من غير المقبول استخدام الرموز والصور في المراسلات التجارية. تأكد من فحص النص بحثًا عن الأخطاء والأخطاء المطبعية قبل الإرسال.
قواعد تصميم الخطابات التجارية
يجب أن يكون لرسالة العمل المكتوبة جيدًا هيكل واضح. لا يوجد معيار واحد ، ولكن هناك قواعد عامة للتصميم.
يتكون خطاب العمل من رأس وتحية ومحتوى (أساس) ووديع وتوقيع وتفاصيل عن المنظمة المرسلة.
عادةً ما يحتوي "رأس" الرسالة على اسم المنظمة والشعار والعنوان وجهات الاتصال الخاصة بالاتصال (الهاتف والبريد الإلكتروني والفاكس).
أيضًا ، يمكن توضيح نوع نشاط الشركة وأسماء المديرين في العنوان.
غالبًا ما يتم طباعة الغطاء في وسط الورقة ، وفي بعض الأحيان يُسمح بوضعه في الزاوية العلوية.
يجب أن يكون للشركة ذات السمعة الطيبة رأسية خاصة بها. أيضا ، يجب أن تحتوي رسائل البريد الإلكتروني على نماذج ، وهذا يعطي المنظمة صلابة.
في الجزء الترحيبي ، يمكنك كتابة "مساء الخير" أو "مرحبًا" إذا لم تكن الرسالة ذات طابع شخصي صارم. في خطاب عمل واضح أو إشعار أو مستندات تجارية أخرى ، سيكون من الأنسب مخاطبة المرسل إليه على الفور بالاسم والعائلة.
أهم شيء في المراسلات التجارية هو المحتوى الرئيسي للرسالة - الأساس.
يحتوي هذا الجزء على أعلى عبء للمعلومات ، حيث يتم الكشف عن الغرض من الاستئناف.
يمكن أن يكون هناك عدة أسباب للاتصال ، على التوالي ، يجب أن يبدأ عرض كل جانب بفقرة منفصلة. تعد هيكلة النص الأساسي للرسالة أمرًا ضروريًا للتمييز بين الموضوعات وفهم المعلومات بشكل أفضل.
تتضمن أمثلة الفقرات العبارات التالية: "نطلب منك" ، "أبلغ" ، "عرض للنظر" وغيرها.
من الجدير بالذكر أن هناك أيضًا بنية ضمن الجوانب.
يحتاج مرسل خطاب العمل إلى تبرير ملاءمة الطلب والكشف عن محتواه الرئيسي ووصف النتيجة المتوقعة في حالة وجود إجابة إيجابية.
نادرًا ما تُستخدم صيغ الكلام المباشر في خطابات الأعمال. الغرض الرئيسي من العبارة الأخيرة هو التعبير عن احترام المرسل إليه والإشادة المعتادة بالأدب. أمثلة على العبارات الختامية: "أطيب التمنيات" و "مع أطيب التحيات" و "شكرًا مقدمًا على إجابتك" وغيرها.
يجب أن يكون التوقيع الشخصي في نهاية الخطاب. عادة ما يشار إلى اسم المرسل والأحرف الأولى من اسمه ومكانه ، وكذلك أرقام هواتف الاتصال.
تستخدم الشركات الكبيرة التوقيعات الإلكترونية. هذا ملف خاص به توقيع نصي يتم إلصاقه تلقائيًا في نهاية كل حرف. يجب ألا يتجاوز التوقيع الإلكتروني خمسة إلى ستة أسطر وأن يتجاوز سبعين حرفًا.
ينطبق هيكل التصميم هذا أيضًا على الرسائل الترويجية وخطابات الغلاف ورسائل الشكر ، بالإضافة إلى الإشعارات والبيانات والمطالبات والتحذيرات.
عند إرسال كمية كبيرة من المعلومات ، يتم كتابة دعم قصير في نص الرسالة ، ويتم وضع الحزمة الرئيسية كمرفق منفصل. إذا كان المرفق "يزن" كثيرًا ، يجب أن تحذر المستلم من ذلك في خطاب الغلاف في التذييل.
الرد على خطاب العمل
وفقًا لقواعد آداب العمل ، يجب ألا يتأخر الرد على الرسالة لأكثر من يومين إلى ثلاثة أيام. إذا كانت هناك حاجة إلى فترة زمنية أطول للرد بسبب عدد من الأسباب الموضوعية ، قم بإخطار المرسل بذلك ، فهذا يعتبر شكلاً جيدًا ويضيف مصداقية للشركة.
تذكر الشيء الرئيسي - تحتاج إلى الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، باستثناء البريد العشوائي الواضح.
عند الرد على رسائل العمل ، غالبًا ما يتم استخدام صيغ الكلام القياسية:
- "يؤسفنا إعلامك …"؛
- "شكرا لك على …"؛
- "ندعوك بكل سرور …" ؛
- "نذكرك …" ؛
- "بناء على طلبك ، نبلغ …" وغيرها.
للراحة ، يمكنك إنشاء ملف منفصل بأنماط الكلام المتشابهة. بالانتقال إلى الفراغات ، سوف تسهل وتسرع كتابة خطابات العمل بشكل كبير.
إذا كانت الرسالة مهمة وتحتاج إلى التأكد من تسليمها إلى المرسل إليه ، اطلب التسليم عن طريق البريد أو إصدار خطاب مسجل (البريد الروسي). يحتوي البريد الإلكتروني على ميزة "الإشعار المستلم" التي ترسل إليك تلقائيًا تأكيدًا بأنه قد تم عرض رسالتك.
إذا لم يكن هناك إجابة على الخطاب ، وفقًا للآداب ، يمكنك إجراء مكالمة إضافية لتوضيح الموقف بالمراسلات.
أنواع المراسلات التجارية
في البداية ، هناك نوعان من المراسلات التجارية: داخلي وخارجي. المراسلات الخارجية هي المراسلات المرسلة إلى طرف ثالث المستلم ، بينما تستخدم المراسلات الداخلية داخل حدود شركة واحدة.
تنقسم الرسائل التجارية ، وفقًا للغرض المقصود منها ، إلى: التطبيقات والنشرات الإخبارية والإعلانات والاستفسارات والتوصيات والاقتراحات والتذكيرات والمطالبات والدعوات وغيرها.
رسالة - رسالة تحتوي على معلومات يحتاجها المرسل إليه لأداء أي مهام في إطار سبب مشترك. هذه المعلومات ذات صلة ومهمة لكل من المستلم والمرسل.
التطبيق - نوع من المراسلات التجارية يتضمن إرسال طلب بغرض الحصول على معلومات أو خدمات. على سبيل المثال ، طلب للمشاركة في حدث.
طلب - طلب كتابي للحصول على معلومات ذات أهمية. يمكن أن يكون الطلب رسميًا وملزمًا.
عادة ما يقدم خطاب العرض تعاونًا أو خدمات محددة ومقترحات تجارية. عادة ، يتم إرسال هذه الرسائل إلى عدة عناوين في وقت واحد ؛ يمكن استخدام المراسلات الجماعية.
دعوة - خطاب دعوة فردي لاجتماع أو حدث احتفالي. في تصميم مثل هذه المراسلات ، يُسمح باستخدام نماذج العطلات الخاصة أو البطاقات البريدية. الشيء الرئيسي هو توضيح اسم الحدث وعنوانه ووقت ومكان الاجتماع.
رسالة التذكير هي رسالة حول الوفاء بأي التزامات: سداد الديون ، وتقديم تقرير ، وتذكير بالاجتماع ، وغيرها.
إذا لم يستوف أحد الطرفين الشروط التعاقدية أو خالف الاتفاقية ، يمكن للطرف المتضرر إرسال مطالبة. السمة المميزة للرسالة - المطالبات - هي وجود وصف تفصيلي للشروط المخالفة ، ومعلومات عن تقييم الضرر ، ومطالبات التعويض عن الخسائر أو إزالة الانتهاك المحدد. غالبًا ما يتم استكمال هذه المراسلات بنسخ من المستندات والصور وشهادات القبول.
في خطابات التوصية ، يتم تقييم طرف ثالث أو شركة وتقديم خصائصها. غالبًا ما تكون هذه الرسائل شائعة عند التقدم لوظيفة جديدة.
ميزات البريد الإلكتروني للأعمال
في الوقت الحاضر ، يتم إرسال نسبة كبيرة من خطابات الأعمال عبر البريد الإلكتروني ، لذا فإن قواعد آداب العمل تحدد أيضًا متطلبات إجراء الاتصالات التجارية الإلكترونية.
اقرأ عنوان المرسل بعناية. يجب أن يتم تنبيهك من خلال الرسائل التي لها عناوين صندوق بريد مماثلة: "cupercat" أو "mini - bikini". بالإضافة إلى البريد العشوائي العادي ، قد تحتوي الرسائل الواردة من هذه العناوين على فيروسات.
اجعل سطر الموضوع قصيرًا ودائمًا.
يسمح الإتيكيت بنقل الرسالة الأصلية حتى يتمكن المستلم من فهم ما هو على المحك على الفور.
يُسمح بإرفاق مواد إضافية في المرفق.
إن معرفة وتطبيق قواعد الآداب في مجال الاتصالات التجارية يساعد المرسل على اكتساب سمعة طيبة وجذب شركاء جدد.
