مدير المكتب ، الذي يُطلق عليه أيضًا اسم السكرتير أو مسؤول المكتب ، هو منصب جاد ومسؤول إلى حد ما. تقع جميع أعمال الشركة تقريبًا عليه ، على الرغم من أن الكثير مما يفعله يمر دون أن يلاحظه أحد.
تعليمات
الخطوة 1
يؤدي مدير المكتب وظائف إدارية. يلتزم مدير المكتب بتخطيط عمل جميع الأشخاص العاملين في شركة معينة وبناء الهيكل التنظيمي للمكتب. تتضمن هذه الفئة من المسؤوليات أيضًا إدارة الموظفين ذوي الرتب الدنيا ، وتنظيم تدريب الموظفين ، والتخطيط لمسيرتهم المهنية ، وإنشاء سياسة اتصال مع العملاء.
الخطوة 2
الفئة الإدارية هي المسؤولية المباشرة التالية لمدير المكتب. ويشمل تنظيم العمل المكتبي وتطوير العلاقات بين الوحدات الهيكلية.
الخطوه 3
تشمل السلطة الاقتصادية شراء الآلات والمعدات والمكونات والمواد الاستهلاكية الضرورية ، بالإضافة إلى إرشادات حول تركيب المعدات ومراقبة تشغيلها.
الخطوة 4
مدير المكتب لديه مسؤوليات إشرافية. وهي تعني مراجعة الأصول المادية للمؤسسة ، وإصدار الشهادات في الوقت المناسب للموظفين ، وتنظيم إعداد التقارير وتنفيذ مواد الرقابة الأخرى.
الخطوة الخامسة
تشمل مسؤوليات إعداد التقارير الإعداد الكامل لجميع التقارير الوثائقية للإدارة العليا. وبالتالي ، فإن الإدارة على دراية بالشؤون التي تحدث في المؤسسة ، وبمساعدة ذلك يمكنها التحكم في الوضع الحالي.
الخطوة 6
تعتبر المسؤولية الرئيسية أيضًا لتنظيم وإجراء مفاوضات تجارية. ويشمل ذلك التخطيط لاجتماعات العمل ، وتحديد مسار المفاوضات ، وتنظيم توثيق المفاوضات ، وتحليل نتائج اجتماعات العمل.
الخطوة 7
مطلوب من مدير المكتب أن يعرف ليس فقط عمله ، ولكن أيضًا معرفة عمل بقية الفريق ، وتتبع كيفية تقدم هذا العمل ، ومعرفة طرق التخطيط الاستراتيجي ، وأساسيات الأخلاق والجماليات ، وكذلك معرفة الأساسيات المحاسبة وإعداد التقارير.
الخطوة 8
وظيفة مدير المكتب مرهقة للغاية. لذلك ، عند اختيار هذا التخصص أو تخصص مشابه ، يجدر تحليل ما إذا كان هذا النشاط سيجلب الرضا والفرح. لكن هذا مهم ، لأن الشخص يقضي وقتًا طويلاً في مكان العمل.
