لا يتم دائمًا تضمين وحدة التفاعل مع وسائل الإعلام في البداية في الهيكل التنظيمي للمنظمة. يأتي الاستعداد للعمل في المجال الإعلامي مع تطور المنظمة. في مثل هذه الحالات ، يجب على السكرتير الصحفي المعين أن ينظم الخدمة الصحفية من الصفر وأن يؤسس عملها المنتظم.
إذا لم تكن المنظمة قد عملت في مجال الإعلام من قبل ، فإن أمين الخدمة الصحفية المعين حديثًا يحتاج إلى الخضوع لتدريب جاد في المجالات التالية:
- اختيار المتحدثين الرئيسيين ؛
- إنشاء عمل مع الوحدات الهيكلية لتوفير المعلومات المناسبة للنشر في وسائل الإعلام ؛
- التجهيزات الفنية للخدمة الصحفية والخطة الإعلامية الأولى
من الإدارة إلى وسائل الإعلام
قد تستغرق كل نقطة من النقاط المحددة وقتًا طويلاً للتنفيذ الكامل. ومع ذلك ، إذا تحدثنا عن الأولويات ، فيجب أن يكون الشيء الرئيسي هو البحث عن المتحدثين الرئيسيين في المنظمة. لجذب وسائل الإعلام وجعلهم يرون ليس فقط المعلن في المنظمة ، ولكن أيضًا المخبر ، سيكون من الضروري العمل مع قادة المنظمة. من بينهم - المدير العام ، مكتب النواب ، رؤساء الإدارات والإدارات في المناطق. يجب أن يفهم هؤلاء الأشخاص بوضوح الحاجة إلى التواصل مع وسائل الإعلام ، وفهم أهمية كل تعليق والعمل المنهجي في هذا المجال بشكل عام.
في كثير من الأحيان ، حتى الأكثر اهتمامًا بالنشاط الإعلامي ، يشعر المتحدث بالحرج والإحراج عند التواصل مع الصحفيين. إزالة هذه الحواجز مهمة أمين الخدمة الصحفية. يمكن القيام بذلك من خلال عرض ملف صحفي يحتوي على أمثلة لأفضل ظهور علني لشخصيات إعلامية معروفة بالفعل.
المخبرين الداخليين
بالإضافة إلى الإدارة ، يجب إطلاع جميع رؤساء الأقسام والإدارات على الأهداف والغايات الإعلامية للشركة. من الأفضل القيام بذلك خلال الاجتماع التالي ، والذي يجب على الإدارة خلاله تحديد مهمة توفير المعلومات الكاملة للخدمة الصحفية. يجب أن يفهم جميع أعضاء الفريق أن هذه المسؤولية ليست نزوة السكرتير الصحفي ، ولكنها مهمة استراتيجية جديدة للإدارة.
لإنشاء تفاعل مثمر مع الإدارات ، من الضروري ، دون انتظار توفير المعلومات ، محاولة الانغماس في عملهم من الداخل. التقارير الفصلية للأقسام ، والتواصل مع الإدارة والمنفذين المباشرين سيساعد في ذلك. إن الصداقة مع الجميع والانفتاح على المعلومات الجديدة هو أحد مفاتيح العمل الفعال للخدمة الصحفية.
في عملية العمل مع قطاعات معينة من الشركة ، قد يكون من الصعب توفير المعلومات بشكل مستمر. غالبًا ما يكون هذا بسبب توظيف متخصصين في القسم في خط العمل المباشر. من غير المجدي إخفاء الاستياء من أن الزملاء يعتبرون المهام الإعلامية للشركة أقل من المسؤوليات الرئيسية. لذلك ، يجدر إثارة مسألة إنشاء لوائح داخلية لتقديم المعلومات بوتيرة معينة. وحتى لا تعاني العلاقات المؤسسية الداخلية من ذلك ، يجب على السكرتير الصحفي الاتصال بإدارة القسم مباشرة لطلب توفير وصول مباشر إلى المعلومات لمعالجتها ، حتى لا يثقل كاهل موظفي الإدارة بالعمل. عادة ، يرحب التنفيذيون بهذه المبادرات.
الخطوة الأولى للدعاية
بعد انتهاء الإعداد الداخلي ، تبدأ مرحلة الوصول إلى المستوى العام. سيتطلب ذلك دراسة وسائل الإعلام ، والتي من المحتمل أن تصبح منصات إعلامية لنشر معلومات عن الشركة. اعتمادا على الأهداف الاستراتيجية ، لا ينبغي أن يقتصر السكرتير الصحفي على المطبوعات المتخصصة.من بين شركاء المعلومات المحتملين ، يمكن للمرء أن يشمل بأمان وكالات الأنباء على المستويات المحلية والإقليمية والفدرالية ، والتلفزيون ، والإذاعة ، وما إلى ذلك.
لا تستهين بالمنصات ، التي ، على الرغم من أنها لا تتمتع بمكانة وسائل الإعلام ، غالبًا ما تتفوق على زملائها في المعلومات بكفاءة. هؤلاء هم المدونون والمجموعات والمجتمعات على الشبكات الاجتماعية ومواقع المعلومات وما إلى ذلك.
لن يكون من غير الضروري التفكير في نشاط الشركة على الشبكات الاجتماعية بدون وسطاء. لا أحد يستطيع التعامل مع هذه المهمة أفضل من المركز الصحفي الذي يعرف عمل الشركة من الداخل والخارج.
بالتوازي مع الأعمال التحضيرية ، سيتعين على السكرتير الصحفي وضع قائمة بالوسائل التقنية اللازمة للعمل. بالإضافة إلى المجموعة القياسية من اللوازم المكتبية ، فهذه كاميرا ومسجل صوت ومحركات أقراص صلبة لتخزين المواد.
يجب وضع الخطة الإعلامية الأولى - إستراتيجية نشر الشركة للمستقبل القريب - مع توقع أن وسائل الإعلام ستكون حذرة من المعلومات من مصدر غير معروف من قبل. قد يفسر هذا في البداية عددًا كبيرًا من المنشورات على أساس تجاري. يجب الاتفاق على التفاصيل النهائية مع الإدارة العليا.
