المذكرة التفسيرية هي وثيقة معلومات للاستخدام الرسمي ، يتم إعدادها من قبل المرؤوس وتوجيهها إلى المشرف المباشر. كقاعدة عامة ، تحتوي الملاحظات التفسيرية على معلومات واقعية تشرح تصرف الموظف الذي يتعارض مع انضباط العمل. لذلك ، يجب على الموظف الذي لا يحضر إلى العمل بسبب المرض أن يحرر ملاحظة مقابلة للمدير.
تعليمات
الخطوة 1
عند كتابة ملاحظة توضيحية ، ضع في اعتبارك أن نصها يمكن أن يكون تعسفيًا ، ولكن يجب أن يتوافق التصميم العام مع المعيار المقبول عمومًا. تحقق مع قسم المحاسبة بالشركة إذا كان لدى المنظمة أي متطلبات خاصة لمثل هذه المستندات. اسأل عما إذا كنت ستحتاج إلى تسجيل الملاحظة.
الخطوة 2
على ورقة بيضاء بتنسيق A4 (إذا كان لدى الشركة نموذج قياسي لملاحظة توضيحية ، فاستخدمه) اكتب أو اكتب يدويًا في العنوان (العنوان) الوظيفة والاسم الكامل للمدير الذي يتم توجيه الرسالة التوضيحية إليه ، أدخل البيانات الخاصة بك أدناه بنفس التنسيق. في منتصف الورقة ، اكتب اسم المستند: ملاحظة توضيحية ، ثم تابع لملء الجزء الرئيسي.
الخطوه 3
اذكر في الجزء الأول من الملاحظة المكون الواقعي للقضية ، أي عدم وجود رقم كذا وكذا في مكان العمل (أو من كذا وكذا إلى كذا وكذا). في الجزء الثاني ، صف سبب انتهاك نظام العمل: الذهاب إلى الطبيب ، واستدعاء سيارة الإسعاف في المنزل ، والاستشفاء ، وما إلى ذلك. اذكر اسم المرض. وفقًا للمعايير الأخلاقية ، لا تحتاج إلى الخوض في التفاصيل ، ولكن يجب أن يكون الاسم العام موجودًا ، على سبيل المثال: العدوى الفيروسية ، والأمراض المزمنة في الجهاز الهضمي ، وأمراض المناعة الذاتية ، والسرطان.
الخطوة 4
قم بتدوين ملاحظة في نهاية المرض مع إرفاق دليل موثق لكلماتك (إجازة مرضية). إذا كان سبب الغياب عن مكان العمل هو مرض الطفل ، فقم أيضًا بإرفاق إجازته المرضية بالمذكرة التفسيرية. في حالة عدم توفر المستند المطلوب ، قم بوصف سبب عدم وجود إجازة مرضية وحدد التاريخ الذي سيتم فيه تقديم هذه الورقة إلى قسم المحاسبة. قم بتضمين رقم وتوقيع بخط اليد على الملاحظة ، حتى لو كان النص نفسه مكتوبًا على جهاز كمبيوتر. اعرض الملاحظة على السكرتيرة ، حيث سيتم تخصيص رقم تسجيل لها.
