إدارة الوقت هي قواعد التنظيم الذاتي من خلال تحديد أولويات قوائم المهام. هناك طرق مختلفة للتنظيم الذاتي ، وهي تعتمد على هويتك: قائد أو مؤدٍ أو مدير "متوسط المستوى". ستركز هذه المقالة على إدارة الوقت للمديرين التنفيذيين.
القائد ، المستقل ، صاحب العمل الحر ، يتخذ القرارات بشكل مستقل ويتحمل المسؤولية الشخصية تجاههم ، لذلك من المهم بالنسبة له تحديد الأولويات وتحديد الأهداف والقدرة على تفويض ما لا يتطلب مشاركته الشخصية.
تقنيات إدارة الوقت للمدير:
النظام ABC
ترتيب قائمة المهام ذات الأولوية. المسائل ذات الأولوية "أ" مهمة للغاية. إن الشؤون ذات الأولوية "ب" مهمة فقط ، ثم "ج" ليست مسائل مهمة. يتم تنفيذ جميع المهام من القائمة بترتيب الأولوية ولا يمكنك الانتقال إلى المجموعة التالية حتى تكمل المهام من المجموعة السابقة. باستخدام قائمة المهام هذه في نهاية اليوم أو في اليوم التالي ، من السهل تحليل مقدار الوقت الذي تم قضاؤه في القيام بالأشياء الأكثر أهمية ومقدار الوقت الضائع في الباقي. يعد نظام ABC رائعًا للتخطيط اليومي.
مصفوفة أيزنهاور
جوهر هذه المصفوفة هو أن الأنشطة والأنشطة تنقسم إلى المجموعات التالية:
- "عاجل وهام". يجب القيام بها أولا.
- "مهمة ولكنها ليست عاجلة". هذه هي الأعمال والمشاريع التي تروج لنا ، ويمكننا أن نتطور من خلالها. تحتاج إلى القيام بمثل هذه الأشياء بشكل منهجي ، فهي تستغرق الكثير من الوقت. من الممكن أن يصرف الانتباه عن أمر مهم ولكنه غير عاجل فقط في أمر مهم وعاجل (1).
- "عاجل لكن غير مهم". هذا كل ما يصرف انتباهنا عن الأمور الهامة. مثل هذه الحالات لا تعود علينا بأي فائدة ؛ يجب تفويض تنفيذها قدر الإمكان.
- "ليست عاجلة وغير مهمة". من الأفضل عدم القيام بمثل هذه الأشياء حتى تصبح "عاجلة ومهمة" أو "مهمة ولكنها ليست ملحة".
مصفوفة أيزنهاور مناسبة للتخطيط اليومي أو الشهري.
حيلة أخرى لإدارة وقت الرأس -
مصفوفة بوسطن
يستخدم معيارين:
- المنفعة (هل الأعمال مربحة الآن؟) ؛
- المنظور (هل القضية واعدة؟). هذا يعني أنه لا توجد فائدة فورية من المشروع ، لكنه ممكن في المستقبل.
واعتمادًا على الإجابات على هذه الأسئلة ، يتم تقسيم المشاريع إلى فئات:
- مشروع مربح ومتطور هو فئة النجوم.
- المشروع الذي يتطلب الكثير من العمل لتحقيق الفوائد المستقبلية هو فئة الطفل المشكلة. ربما لن يكون هناك أي معنى في المستقبل من "الطفل الصعب" ، ولكن إذا نجح كل شيء ، فسيحقق نتائج فائقة ويصبح "نجمًا" جديدًا.
- المشاريع التي تجلب الفوائد ، ولكن ليس لها آفاق - "الأبقار النقدية".
- المشاريع - "الكلاب". تتطلب هذه المشاريع الكثير من الجهد ، ولكن ليس لديها خيارات تطوير ولا تحقق فوائد.
وفقًا لمبدأ مصفوفة بوسطن ، يجب إيلاء الاهتمام الرئيسي للمشاريع - "النجوم" ، من "الكلاب" التي نرفضها تمامًا. إذا أصبح "الطفل الصعب" "كلبًا" ، فيجب أيضًا التخلي عنه. تحظى مشاريع الأبقار النقدية بالقدر الذي تتطلبه من الاهتمام ، ولكن ليس أكثر. يمكن أن تصبح الأبقار النقدية أيضًا كلابًا وتعاملها وفقًا لذلك.
