هناك رأي مفاده أن الاجتماع هو حدث يمكن التحضير له بشكل تلقائي. في الواقع ، يتطلب هذا النوع من التفاعل التجاري تدريبًا إداريًا جادًا.
موضوع الاجتماع
يجب صياغة سبب الاجتماع من قبل البادئ. بأي حال من الأحوال دائمًا ما يكون أهم مشارك في الاجتماع بهذه الصفة. استنادًا إلى حقيقة أن الاجتماعات يمكن أن تكون داخل الشركة وبمشاركة مجموعة واسعة من المدعوين ، من المهم تحديد الموضوع بطريقة يمكن أن تجذب جميع الأشخاص اللازمين للحوار.
عادة ، يتم التعامل مع الصياغة الفنية للموضوع من قبل الموظفين الإداريين أو مباشرة من قبل سكرتير الاجتماع. جدول أعمال الاجتماع يتبع من الموضوع المحدد. يتضمن هذا المستند جميع القضايا المخطط لها للمناقشة. بالاتفاق المسبق ، يتم تعيين متحدث لكل سؤال ، يتم تعيين حد زمني لخطابه دون مراعاة المناقشة. يتم تحديد مدة المناقشة في جدول الأعمال بشكل منفصل.
لفهم القضايا بشكل أفضل ، لن يكون من الضروري إعداد نشرة تتضمن مراجع قصيرة أو إحصائيات أو أي معلومات إعلامية أخرى. يقوم السكرتير بإعداد هذه المواد مع كل متحدث على حدة.
المرحلة الأخيرة من الإعداد الوثائقي هي تطوير مشاريع القرارات حول كل قضية. تمثل هذه الوثيقة الحلول التي اقترحها المقررون بناءً على المناقشة. يسجلون الجمل النهائية التي قدمها المتحدثون. إذا لم يوافق المشاركون على الخيار في مسودة القرار ، يتم تصحيح الوثيقة من قبل السكرتير.
الأشخاص المدعوون
يحدد جدول الأعمال إلى حد كبير القائمة التقريبية للأشخاص الذين ينبغي دعوتهم لمعالجة القضايا المثارة. لذلك ، من الطرق المثمرة دعوة الأشخاص الذين لديهم وجهة نظر معاكسة للمتحدث. في هذه الحالة ، يكون الاجتماع بمثابة "مائدة مستديرة" لأطراف الوضع المتنازع عليه.
يتم إبلاغ المشاركين في الاجتماع بأي طريقة متاحة - مكالمة هاتفية أو بريد إلكتروني أو دعوة شخصية. يجب تسليم مجموعة المستندات الكاملة مسبقًا إلى جميع الأشخاص المشاركين حتى تتاح لهم الفرصة للتعرف على المواد مسبقًا.
عقد اجتماع
يجب أن يشارك سكرتير في الاجتماع. مهمته هي وضع بروتوكول بعد المناقشة. في صياغة الوثيقة ، ليس من المهم الدقة الحرفية لتسجيل المناقشة ، ولكن انعكاس الكلمات الرئيسية والمقترحات المحددة.
من أجل استبعاد التناقضات المحتملة ، من الأفضل تسجيل مسار الاجتماع على جهاز إملاء. يجب إبلاغ جميع المشاركين ببدء التسجيل.
