المؤتمر في أي منظمة هو حدث مهم للغاية. يتطلب إعدادًا دقيقًا وتنفيذًا لا تشوبه شائبة. أي فارق بسيط يمكن أن يفسد انطباع شركتك. هناك مبادئ أساسية يجب مراعاتها من أجل تنظيم مؤتمر ناجح.
ضروري
الورق والانترنت والمال
تعليمات
الخطوة 1
ضع لنفسك هدفا واضحا. لماذا تحتاج هذا المؤتمر؟ ما الذي تريد الحصول عليه في النهاية؟ يمكن أن يهدف المؤتمر إلى تزويد الشركة بجهات اتصال تجارية موثوقة ، وتحسين صورتها ، وإيجاد مستثمرين ، وما إلى ذلك. بناءً على ذلك ، يتم اختيار اتجاه معين ، والذي يجب الالتزام به طوال عملية التحضير للحدث وعقده. تذكر أن الهدف يجب أن يكون قابلاً للتحقيق وقابل للقياس وبخصائص الوقت الفعلي.
الخطوة 2
أعط اسما للحدث. إذا لم تكن هذه هي المرة الأولى ، فلا تنس الإشارة إلى الترقيم. يجب أن يكون الاسم مشرقًا وجذابًا ومثيرًا للفضول. يجب أن يكون جمهورك المستهدف مهتمًا بالمؤتمر.
الخطوه 3
حدد جمهورًا مستهدفًا واضحًا. حتى المؤتمر المنظم والمنظم تمامًا قد لا يكون له أي تأثير إذا قمت بدعوة الأشخاص الخطأ إليه. اسأل نفسك من الذي يجب أن يتحدث ، ومن يجب أن يُسمع رأيه ، وكيف يمكن أن يكون هذا الحدث موضع اهتمام الضيوف. حاول تحديد أفضل مكان وأفضل طريقة للتواصل مع جمهورك المستهدف المحتمل ، مما يؤثر على الأشخاص المناسبين لاتخاذ قرارات بشأن المشاركة في الحدث الذي تنظمه.
الخطوة 4
حدد وقت ومكان المؤتمر. تعقد معظم المؤتمرات في أيام الأسبوع (ما عدا الجمعة) ما لم يتم التخطيط لحدث طويل. يحدد المكان إلى حد كبير الرأي العام حول الحدث ككل. يتشكل موقف الضيوف من المؤتمر حتى عندما يبحثون فقط عن غرفة اجتماعات أو فندق. لذلك ، قم بوصف المسار بأكبر قدر ممكن من التفاصيل ، وعلامات المكان إن أمكن.
الخطوة الخامسة
أعلن عن مؤتمر. حدد الوسائط التي يتحدث بها جمهورك المستهدف بشكل متكرر. ضع إعلانات أو مقالات حول الحدث القادم فيها. أرسل دعوات إلى جميع الضيوف الذين تهتم بهم. سواء كانت رسالة إخبارية أو رسالة إخبارية ملونة ، فالأمر متروك لك. في الدعوة ، حدد مكان المؤتمر ووقته واسمه واتجاهه.
الخطوة 6
اجمع لجنة ستنظر في جميع الردود على اقتراحك واختر المقترحات الأكثر إثارة للاهتمام وذات الصلة. بعد ذلك ، سيكون من الممكن البدء في تشكيل برنامج الحدث.
الخطوة 7
توزيع المسؤوليات داخل الفريق. شخص ما مسؤول عن التواصل مع الضيوف ، شخص ما يقرر جميع المشكلات مع وسائل الإعلام ، شخص ما يقود الحدث ، إلخ. توفير مواد إضافية للمتحدثين لجميع الحاضرين في المؤتمر. تأكد من فحص جميع المعدات قبل الحدث.
الخطوة 8
إذا وجدت أن الوقت ينفد ، فضع حدًا زمنيًا لكل عرض تقديمي وعدد الأسئلة. اطلب من الجمهور طرح أي أسئلة إضافية على المتحدثين بعد الحدث.
