من المعتاد أن تدعو المؤتمر إلى اجتماع موسع يشارك فيه ممثلو العديد من المنظمات. يمكن أن تكون المؤتمرات على مستوى الإدارات أو القطاعات أو الإقليمية أو الأقاليمية أو الدولية. يناقشون مجموعة متنوعة من المشاكل ، ولكنها مرتبطة بموضوع معين. في بعض الحالات ، يكون قرار المؤتمر هو الذي يحدد استراتيجية تطوير المنظمة. يمكن لأي شخص متعلم عقد مثل هذا الحدث ، ولكن يجب مراعاة بعض الاعتبارات.
ضروري
- - قائمة المشاركين؛
- - ملخص الخطب.
- - مواد بصرية
- - الوسائل التقنية.
تعليمات
الخطوة 1
ضع قائمة بالمشاركين. عادة ، يتم إخطار المتحدثين بشأن المؤتمر القادم مسبقًا ، يجب عليهم تأكيد موافقتهم وإبلاغ موضوع التقارير. في بعض الأحيان تتطلب الشروط توفير نصوص التقارير أو على الأقل ملخص. تحقق من المواد.
الخطوة 2
حدد القواعد. يعتمد ذلك على المدة التي سيستغرقها المؤتمر ، وعلى عدد المتحدثين ، وكذلك على أشكال العمل. هل الجلسات العامة فقط متوخاة أم سيتم عقد جزء من العمل في أقسام؟ في الخيار الثاني ، يمكن تخصيص مزيد من الوقت للتقارير.
الخطوه 3
تأكد من تخصيص وقت للعروض التقديمية المشتركة والإجابة على الأسئلة. حدد شكل الأسئلة. يمكن للمشاركين أن يسألوهم شفويا ، مباشرة بعد العرض. ثم يجب أن تعتني بالميكروفونات الإضافية. يمكن أيضًا تقديم الأسئلة كتابيًا ، ثم تحتاج إلى التفكير في المكان الذي سيضع فيه المستمعون الملاحظات. يمكنك تحضير بعض الأسئلة مسبقًا.
الخطوة 4
ضع جدول أعمال. يمكن أن يكون ترتيب الكلمات مختلفًا ، ويعتمد ذلك على الموضوع ، ولكن على أي حال ، من الأفضل مناقشة القضايا العامة في بداية المؤتمر ، ثم الانتقال إلى التفاصيل. بعد كل ساعة ونصف إلى ساعتين من العمل ، وفر استراحة قصيرة (من الجيد تنظيم استراحة لتناول القهوة) ، وفي المنتصف - استراحة طويلة ، يمكن للمشاركين خلالها الاسترخاء وتناول الغداء. إذا كان المؤتمر قصيرًا (على سبيل المثال ، إعادة الانتخاب) ، فليس من الضروري الاستراحة الطويلة.
الخطوة الخامسة
تحقق من حالة الوسائل التقنية. تحقق من جهاز الكمبيوتر الخاص بك ومشغل الفيديو. اسأل المقدمين عن المعدات التي يحتاجونها وما هي البرامج التي يجب أن تكون هناك. اطلب من مقدمي العروض تقديم صور قبل المؤتمر. من الجيد جدًا أن يكون لدى الشخص الذي يعمل مع الكمبيوتر قائمة بموعد تقديم العرض التقديمي. قبل المؤتمر ، تحقق مما إذا كان جميع المتحدثين قد وصلوا ، إذا كانت هناك أي تغييرات في الموضوع.
الخطوة 6
فكر في ملاحظاتك الافتتاحية. تحتاج إلى قول بضع كلمات ترحيب للمشاركين ، وشرح الحدث الذي يخصص له المؤتمر ، والإجراءات ، والقواعد. قبل بدء مؤتمر إعداد التقارير والانتخابات ، أعط الكلمة لرئيس لجنة الفرز ، الذي يجب أن يحدد عدد المندوبين المفترض وعدد الحاضرين. إذا كان هناك القليل من المفقودين ، اقترح بدء الحدث. في بعض الأحيان يكون من المناسب في هذه اللحظة ترديد نشيد دولة أو منظمة دولية. عرض اختيار رئيس وسكرتير ولجنة عد وتحرير. في كثير من الحالات ، يمكن إعداد القوائم مسبقًا. علاوة على ذلك ، يمكن أن يقود الحدث الرئيس ، الذي يعلن عن مسودة جدول الأعمال (من الأفضل كتابته وطباعته قبل البدء). أولاً ، يتم اعتماد المسودة ، ثم إجراء التغييرات والإضافات عليها ، وبعد ذلك تتم الموافقة على جدول الأعمال ككل.
الخطوة 7
أثناء المؤتمر ، يجب أن يكون المقدم ، بغض النظر عما إذا كان رئيسًا أم لا ، في الغرفة باستمرار. هو الذي يقرر القضايا التنظيمية عند ظهورها. إذا كنت لا تزال بحاجة إلى المغادرة ، فقم بإسناد مسؤولياتك إلى شخص من نفس التفكير.
الخطوة 8
عادة ما ينتهي المؤتمر بتبني نوع من القرار. يقرأ الرئيس نص المسودة ، ويقوم الجمهور بإجراء التغييرات والإضافات ، وتقوم لجنة التحرير بتقديمها ، وبعد ذلك تتم الموافقة على القرار.
