يعد خطاب الخدمة طريقة شائعة لإبلاغ الأطراف الثالثة عبر البريد. يتم استخدامه عندما يكون من الضروري الحصول على تأكيد كتابي لنقل المعلومات المهمة إلى الشريك أو عندما يكون من المستحيل استخدام أنواع أخرى من الاتصالات. يحتوي هذا المستند على العديد من الأصناف ، ولكن هناك قواعد عامة يجب مراعاتها عند إعداد مثل هذا الخطاب.
ضروري
ورقة ذات رأسية
تعليمات
الخطوة 1
للبدء ، احصل على ترويسة مؤسستك المصممة خصيصًا لهذه الحروف. يتمثل الاختلاف الرئيسي بينها وبين الورق ذي الرأسية القياسي في وجود التفاصيل البريدية إلى جانب التفاصيل المصرفية. إذا لم يكن هذا هو الحال في مؤسستك ، فقم بإعداد نسختك الخاصة. ضع الشعار هنا وحدد اسم المنظمة والتفاصيل المصرفية والعنوان البريدي والهواتف والفاكس والبريد الإلكتروني للتواصل.
الخطوة 2
في الزاوية اليمنى العلوية ، حدد المرسل إليه من الرسالة (اسم الشركة ، العنوان البريدي ، المنصب ، الاسم الكامل للرئيس). إذا كانت الرسالة موجهة إلى عدة منظمات ، يتم وضع عناوينها واحدة تلو الأخرى ، ولكن ليس أكثر من أربعة على التوالي ودون تحديد القادة. انتقل الآن مباشرة إلى نص الرسالة ، لأن هذا المستند لا يكتب اسمه (على عكس الأفعال والمذكرات وما إلى ذلك). بدلاً من ذلك ، يمكنك الإشارة بإيجاز إلى موضوع الرسالة وجوهر استئنافك - "حول التأخر في السداد" ، "حول تغيير الشروط" ، إلخ.
الخطوه 3
يجب أن يكون نص الرسالة بأسلوب العمل. اذكر الجوهر بإيجاز ودقة قدر الإمكان لتجنب الالتباس عند نقل معلومات مهمة. يجب أن يعالج حرف واحد قضية واحدة. لا تحاول حل جميع المشاكل بينك وبين شريكك بحرف واحد. يجب النظر في كل منها على حدة ، حيث قد يكون هناك فنانون مختلفون ، بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يكون هذا مهمًا في حالة النزاعات التي تتطلب قرارًا في المحكمة. وفقًا لذلك ، من الأفضل عدم عرض حجم الحرف بعد صفحة واحدة.
الخطوة 4
أخيرًا ، قم بإدراج أي مستندات إضافية في قسم الملحقات. اترك مكانًا لتوقيع المدير وفك رموز توقيعه بين قوسين (اللقب ، الأحرف الأولى). تأكد من الإشارة إلى الاسم الكامل لفناني الأداء ورقم هاتف المكتب للاتصال. وقع المستند الأصلي مع مشرفك وقم بتسجيل الخطاب مع سكرتير مؤسستك كمستند صادر.
