تشغل رسائل الخدمة في المؤسسات 80٪ من إجمالي تدفق العمل للمراسلات الواردة والصادرة ولها العديد من الأصناف. أحد أنواع خطابات الخدمة هو خطاب المعلومات ، حيث تقوم إحدى المنظمات بإبلاغ منظمة أخرى عن أنواع المنتجات والخدمات المقدمة والمعلومات الأخرى التي يجب تقديمها كتابيًا.
ضروري
- - وثائق الشركة.
- - ختم المنظمة.
- - تفاصيل المرسل إليه.
- - المستندات المرفقة؛
- - التشريع الروسي ؛
- - قلم؛
- - ورق A4.
تعليمات
الخطوة 1
في الزاوية اليسرى العلوية ، يجب أن يحتوي المستند على ختم الشركة الذي يتألف منه خطاب المعلومات. إذا لم يكن لدى المنظمة واحدة ، فأدخل الاسم الكامل للشركة وفقًا للوثائق التأسيسية أو المستندات الأخرى (عندما يكون المترجم مؤسسة تابعة للدولة أو البلدية) أو الاسم الأخير والاسم الأول وعائلة الفرد وفقًا لـ وثيقة هوية ، إذا كان الشكل القانوني للشركة - رجل أعمال فردي. اكتب عنوان موقع المنظمة بالكامل (الرمز البريدي ، المنطقة ، المدينة ، البلدة ، اسم الشارع ، رقم المنزل ، المبنى ، المكتب) أو عنوان مكان إقامة الفرد (إذا كان OPF من شركة التجميع هي رجل أعمال فردي). حدد رقم هاتف جهة الاتصال ورقم الفاكس (إن وجد).
الخطوة 2
في الزاوية اليمنى العليا ، قم بتعبئة بيانات المرسل إليه. أدخل اسم المنصب الذي يشغله رئيس الشركة ، ولقبه ، والأحرف الأولى في الحالة الأصلية ، وحدد عنوان موقع المؤسسة ، أو المؤسسة ، أو مكان إقامة الفرد (إذا كان OPF التابع للمنظمة هو رائد أعمال فردي).
الخطوه 3
في محتوى الرسالة الإخبارية ، اكتب جوهر الرسالة حول أي حدث أو ظهور أنواع المنتجات أو الخدمات المقدمة أو غيرها من المعلومات التي تريد لفت انتباه المرسل إليه. حدد تاريخ الحدث وقائمة السلع والخدمات والبيانات الأخرى ذات الصلة بالرسالة الواردة في خطاب الخدمة. إذا كنت بحاجة إلى إبلاغ المرسل إليه بالحدث الذي سيعقد في هذه الشركة ، أو على سبيل المثال ، بيع الأسهم ، أو حصة أحد المشاركين في الشركة ، قم بعمل رابط إلى المستند الإداري للمنظمة أو مشروع القانون. عادةً ما يتكون الجزء الأول من الرسالة من أسباب صياغة الوثيقة ، والثاني - من الاستنتاجات ، والمقترحات. إذا تم إرفاق قائمة بالسلع أو الخدمات أو مستند إداري للمؤسسة بخطاب المعلومات ، فقم بالإشارة إلى أسماء المستندات.
الخطوة 4
حدد عنوان المنصب الذي يشغله الشخص الذي قام بإعداد خطاب الخدمة ، ولقبه ، والأحرف الأولى من اسمه. المصادقة على الوثيقة بختم المنظمة. الحق في توقيع خطاب المعلومات له الموظف الذي كتب نيابة عنه. يمكن أن يكون هذا مديرًا لشركة ، أو رئيسًا لوحدة هيكلية معينة.
