مقتطف من البروتوكول هو سمة لا غنى عنها لسير العمل في أي منظمة. وجود قوة قانونية مماثلة للوثيقة الأصلية ، يجب أن يحتوي المقتطف على جميع التفاصيل اللازمة. عند إعداد الوثائق ذات الصلة ، ينبغي الاهتمام بالتفاصيل.
كقاعدة عامة ، يتم تحديد متطلبات تنفيذ المقتطفات من المحاضر في كل مؤسسة وفقًا للقواعد الداخلية لدوران الأعمال. ومع ذلك ، هناك معايير مقبولة بشكل عام لكيفية صياغة هذه الوثيقة.
مقتطف من المحضر هو نسخة طبق الأصل من نص المستند الأصلي حول قضية معينة. وبالتالي ، يجب أن يتضمن مقتطف من محضر الاجتماع اسم الهيئة الإدارية التي تم تسجيل اجتماعها. كقاعدة عامة ، يشار إلى هذه المعلومات في عنوان المستند. هنا يتم تغيير نوع الوثيقة "بروتوكول" إلى "مقتطف من البروتوكول". في بعض الحالات ، يظهر النقش "بيان" في الزاوية اليمنى العليا من المستند.
بالإضافة إلى ذلك ، من أجل الحفاظ على القوة القانونية للأصل ، يجب أن يحتوي المقتطف من البروتوكول على معلومات:
- تاريخ ومكان ووقت الاجتماع ؛
- معلومات عن وجود النصاب القانوني لاتخاذ القرارات ؛
- معلومات عن الشخص الذي يؤدي مهام رئيس الجلسة ؛
- معلومات عن الشخص الذي يؤدي مهام السكرتير.
تم تقليص جدول أعمال الاجتماع إلى قضية محددة يتم إعداد مقتطف لها. وبالمثل ، يتم استبعاد جميع الأجزاء المتعلقة بمناقشة مشكلات الجهات الخارجية من المستند.
يتم النظر في القضية المدرجة على جدول الأعمال ، والتي يتم إعداد المقتطف بشأنها ، مع الرقم التسلسلي والصياغة ومسار المناقشة والقرارات المتخذة.
في النهاية ، يوقع المستخرج من قبل رئيس الجلسة ويصدق عليه بالختم. ويتبع ذلك المطلب الذي يؤكد صحتها "البيان صحيح" ("صحيح") ويتم وضع توقيع السكرتير مع فك التشفير.
المستخرج الأصلي من المحضر مرقّم ومخيط ومصدّق بختم وتوقيع الشخص المخول.
