لكتابة مذكرة إلى رئيسك ، يجب عليك أولاً العثور على سبب مقنع للمذكرة ، والتي يمكن إثبات صحتها بسهولة ، إذا لزم الأمر ، بمساعدة المستندات ، وشهادات الطرف الثالث ، والتسجيلات على الوسائط الصوتية أو المرئية. بعد ذلك ، يجب عليك توضيح الجهة التي سيتم توجيه التقرير إليها ، واختيار مسؤول معين مخول لحل حالات النزاع ومراقبة الانتهاكات في الفريق. في الوقت نفسه ، يُنصح بالتأكد من أن هذا المسؤول لا يتعاطف لأي أسباب شخصية مع المدير الذي يتم إعداد التقرير من أجله. في هذه الحالة ، يجب اختيار مسؤول آخر ، وإلا فإن تأثير التقرير سيكون عكس ما كان متوقعًا. من الفروق الدقيقة في إرسال المذكرة اتخاذ قرار بشأن عدم الكشف عن هويتها أو فتح حقوق التأليف. الخطوة الأخيرة هي نقل المذكرة إلى المرسل إليه والتأكد من قراءتها.
ضروري
تقرير ورقي أو رقمي أو رسمي أو دليل على التهم الواردة في التقرير
تعليمات
الخطوة 1
غالبًا ما يتم ترك تقرير مجهول المصدر إلى الرئيس دون تقديم دليل على إدانته دون مراقبة من قبل كبار المسؤولين ، لذلك ، من أجل تقديم تقرير بشكل صحيح ، من الضروري ليس فقط الحصول على معلومات دقيقة حول الانتهاك الذي حدث ، ولكن أيضًا للتحضير دليل. استخدم أي مستندات ، ورقية وإلكترونية ، وصور فوتوغرافية وفيديو وتسجيلات صوتية كدليل. لا تستخدم شهادة الزملاء كدليل رئيسي ، حيث تحت ضغط الرئيس ، قد يرفض الناس الشهادة ضده.
الخطوة 2
قم بتحليل جدول التوظيف لتحديد أي من كبار المديرين سيجد التقرير عن هذا المدير الأكثر إثارة للاهتمام. في المؤسسات الكبيرة ، قد لا يكون هذا إدارة ، ولكن على سبيل المثال ، مجلس المساهمين أو منظمة مسيطرة. في بعض الحالات ، لضمان نجاح المذكرة ، من الأفضل اختيار عدة عناوين: رئيس القسم ، وجهاز الأمن في المؤسسة ، وقسم شؤون الموظفين ، ومجلس المساهمين.
الخطوه 3
تحقق مما إذا كان الرئيس والمرسل إليه في التقرير تربطهما علاقات وثيقة وودية أو حميمة ، وإلا فهناك خطر فقدان ليس الرئيس ، ولكن الوظيفة.
الخطوة 4
ضع في اعتبارك وتحليل ما إذا كان من المفيد تقديم بلاغك بشكل مجهول أو علني. يوفر عدم الكشف عن هويته ميزة مثيرة للجدل إلى حد ما: فهو يحمي من الانتقام المحتمل من جانب الرئيس. لكن لا تنس أنه ليس من الصعب العثور على مؤلف المذكرة. في حالة عدم الكشف عن هويته ، قد لا تصل المذكرة ببساطة إلى المرسل إليه. على سبيل المثال ، سيرميها السكرتير ببساطة أو يحذفها من البريد كرسائل غير مرغوب فيها.
الخطوة الخامسة
إذا تم تقديم المذكرة علنًا ، فسيوفر ذلك ضمانات بأنها ستصل بالتأكيد إلى المرسل إليه. عند تقديم مذكرة ورقية ، اطلب من المسؤول أو سكرتيرته التوقيع على نسخة تفيد باستلام المستند. عند إرسال مذكرة في شكل بريد إلكتروني ، تأكد من وضع أهمية الرسالة على أعلى مستوى ، واطلب إيصال قراءة وفي سطر موضوع الرسالة اكتب أن الرسالة تحتوي على معلومات مهمة جدًا لعمل مشروع - مغامرة.
