يضطر الكثير من الأشخاص ، بسبب واجبهم ، إلى إعداد أي مستندات باستمرار ، وأنواع منها مثل التقارير ومذكرات الخدمة - وأحيانًا كل يوم. على الرغم من ذلك ، ليس كل موظف قادرًا على إعداد مثل هذه المذكرة بكفاءة ووفقًا لجميع القواعد ، لكن هذا لا يزال مستندًا له متطلبات إلزامية خاصة به. يمكنك العثور أدناه على إرشادات حول كيفية كتابة المذكرات الداخلية والخارجية.
تعليمات
الخطوة 1
المذكرة الداخلية هي ملاحظة مخصصة لرئيس وحدة أو مؤسسة هيكلية. يتم وضع ملاحظة داخلية على ورقة عادية تشير إلى جميع التفاصيل التي تحددها GOST. قائمة هذه التفاصيل:
- اسم التقسيم
- التاريخ
- نوع المستند
- لقب
- رقم تسجيل المذكرة
- نص المذكرة مباشرة
- المرسل إليه
- توقيع منشئ الوثيقة
المذكرة الخارجية هي مذكرة مخصصة لضابط أعلى.
الخطوة 2
اكتب نص المذكرة في Microsoft Word بخط Times New Roman ، حجم الخط - 14 ، المسافات - 1 ، 5. في الزاوية اليسرى العليا للملاحظة ، حدد اسم الوحدة الهيكلية ، أي مؤلف وثيقة.
الخطوه 3
اكتب العنوان "ملاحظة ورقية" بأحرف كبيرة. ضعه إما في الوسط أو على اليسار.
الخطوة 4
أدخل التاريخ والفهرس في سطر واحد. تأكد من كتابة التاريخ بالأرقام العربية ؛ يمكنك كتابة الشهر بالأحرف. بالنسبة إلى مذكرة داخلية ، يكون التاريخ هو تاريخ إنشاء المستند وإرساله.
الخطوة الخامسة
أدخل التاريخ والفهرس في سطر واحد. تأكد من كتابة التاريخ بالأرقام العربية ؛ يمكنك كتابة الشهر بالأحرف. بالنسبة إلى مذكرة داخلية ، يكون التاريخ هو تاريخ إنشاء المستند وإرساله.
الخطوة 6
يمكنك إعطاء المذكرة الداخلية بعنوان يكشف محتوى المذكرة. على سبيل المثال: "حول ترجمة Ivanov I. I. إلى القسم كذا وكذا ".
الخطوة 7
قسّم نص الملاحظة إلى قسمين. في الجزء الأول ، قم بالإبلاغ عن الأحداث التي دفعتك لكتابة ملاحظة ، وفي الجزء الثاني - بعض الرغبات والتوصيات والطلبات.
الخطوة 8
يمكن أن تكون هناك ثلاثة أجزاء في الملاحظة ، في هذه الحالة سيكون الجزء الأول عبارة عن رسالة للأحداث ، والثاني - تحليل للوضع ، والثالث - توصيات ورغبات. يمكنك تقديم المذكرة في شكل نصي ، أو في شكل جدول ، أو في مزيج من الاثنين معًا.
الخطوة 9
قبل إرسال مثل هذه المذكرة ، قم بالتصديق عليها بتوقيع رئيس المنظمة. أدخل اسم المنظمة المؤلف أدناه.
