معظم المنظمات لديها وثائق مخزنة لعقود. لمنع الأوراق المالية الخاصة بك من الضياع أو التجعد ، قم بلفها في مجلدات بلاستيكية أو من الألواح الصلبة. قبل القيام بذلك ، تأكد من تخصيص رقم خاص به لكل عقد. سيسهل هذا العثور عليه عند الحاجة.
تعليمات
الخطوة 1
للعثور بسهولة على العقد الصحيح ، قم بعمل كتاب محاسبة. خذ دفتر ملاحظات سميك مربع. رقم الورقة الأولى. أعط رقم الأمان واكتبه في هذه المجلة. يمكن أن يتكون الرقم فقط من أرقام ، على سبيل المثال 345. أو تحتوي على أحرف - 123-ID. بالإضافة إلى ذلك ، أدخل التاريخ الذي تم فيه إبرام العقد. يجب أن يبدو السطر في المجلة على النحو التالي: 1. العقد رقم 345-معرف بتاريخ 2011-03-03 م. في الملاحظات ، حدد جوهر المعاملة ، إذا كان ذلك مطلوبًا من خلال أسلوب التوثيق المؤسسي.
الخطوة 2
عندما يكون هناك أكثر من كيان قانوني واحد في المؤسسة ، قم بإعداد دفتر يوميات العقد الخاص بكل منها. استخدم الرموز التقليدية للتسمية. على سبيل المثال ، قم بتدوين مستندات شركة LLC "Three Bears" كـ 456-TM. وضع علامة على العقود من شركة OJSC "Wolf and Little Red Riding Hood" 876-VKSH. يجب وضع الأرقام في الدفاتر بالترتيب حتى لا يكون هناك لبس.
الخطوه 3
حتى لو كان كل قسم من أقسام الشركة يعمل في تنفيذ واعتماد المستندات ، يجب أن يكون هناك دفتر محاسبة واحد للعقود. خلاف ذلك ، سيتم تكرار عدد الوثائق ، مما سيؤدي إلى الخلاف في أنشطة الشركة. إرشاد السكرتير أو مدير المكتب للاحتفاظ بهذه المجلة. لا تمنح الموظفين ختمًا أو توقع مع الرئيس التنفيذي حتى يتم تخصيص رقم تعريف له.
