يعد حفل الاستقبال الرسمي أحد الأشكال الأكثر شيوعًا لاجتماعات العمل في الممارسة التمثيلية للشركات. يُعد استقبال الضيوف المنظم جيدًا فرصة عظيمة لإقامة علاقات تجارية جديدة وتوسيع العلاقات التجارية القديمة مع الشركاء ، لتلقي معلومات مهمة عن الشركة ، وتعزيز سمعتها ، وإضافة "ألوان" جديدة إلى الصورة.
تعليمات
الخطوة 1
يمكن أن تكون أسباب حفلات الاستقبال مختلفة تمامًا: العطلات ، احتفالات الذكرى السنوية للأحداث الهامة ، زيارة ضيف شرف (أو تواجده) ، وصول (أو مغادرة) وفد من شركة شريكة ، افتتاح معرض ، توقيع "مصيري" "عقد أو اتفاق ، مناسبة إعلامية تتطلب اتصالات دعم مع ممثلي الصحافة. يمكن أن يكون مجرد حدث عادي للمؤسسة - دون أي صلة بأي حدث.
الخطوة 2
تتضمن خطة التحضير للقبول ما يلي:
• اختيار نموذج (نوع) القبول ،
• وضع قائمة المدعوين ،
• توزيع الدعوات ،
• تخطيط الجلوس على الطاولات ، وإعداد الطاولة ، ووضع قائمة (في حالة تنظيم "وجبات" - الإفطار ، والغداء ، والعشاء). يعد إعداد مكون المحتوى أولاً وقبل كل شيء: التخطيط لموضوع لتبادل الآراء و بمهارة "بناء" خطب - تعليقات الناشطين في الاجتماع ، والتي أثناء الاستقبال يتم تنسيقها من قبل مقدم (ق). هدفهم هو جعل الحدث مثمرًا وممتعًا لجميع المدعوين.
الخطوه 3
عادة ما تنقسم التقنيات إلى:
• النهار والمساء.
• مع مقاعد (أي مع مقاعد مخصصة للضيوف مسبقًا) وبدون مقاعد ؛
• رسمي (رسمي) وغير رسمي (غير رسمي).
الخطوة 4
المواعيد بعد الظهر هي مواعيد قصيرة في فترة ما بعد الظهر. لمثل هذه الاستقبالات تم تحديد الأسماء بحزم: "كأس الشمبانيا" ، "كأس من النبيذ" ، "الإفطار".
أول تنسيقين هما الأبسط. المقاعد على الطاولات غير مخططة (يتم تقديم المشروبات والوجبات الخفيفة من قبل النوادل للضيوف الواقفين - كقاعدة عامة ، من 12.00 إلى 13.00).
"الإفطار" يستمر من ساعة ونصف الساعة إلى ساعتين (عادة في الفترة من 12.00 إلى 15.00). قواعد اللباس - غير رسمية (ما لم ينص على خلاف ذلك في الدعوات).
الخطوة الخامسة
حفلات المساء هي أكثر رسمية. هذه هي "الشاي" ، "الكوكتيل" ، "البوفيه" ، "الغداء" ، "بوفيه الغداء" ، "الشاي" ، "العشاء".
"الشاي" - الاستقبال بين الساعة 16.00 و 18.00. هذا اجتماع نسائي تقليديًا يستمر من 1-1.5 ساعة. يتم تقديم الحلويات ومنتجات المخابز والفواكه والعصائر والمياه والحلوى والنبيذ الجاف على المائدة (الوجبات الخفيفة نادرة).
"كوكتيل" و "بوفيه" (منعقدة) - اجتماع بين الساعة 17.00 و 20.00. تدوم ساعتين. تشمل القائمة وجبات خفيفة باردة ومعجنات وفواكه (وجبات خفيفة ساخنة في بعض الأحيان). يتم عرض الكحول على الطاولات أو تقديمه في أكواب من قبل النوادل. قواعد اللباس - كما هو موضح في الدعوات: إما بدلة غير رسمية أو بدلة توكسيدو.
يتم تنظيم "الغداء" من الساعة 20.00 إلى الساعة 21.00 ، وتستمر من 2 إلى 2.5 ساعة. أطباقه: مقبلات باردة ، شوربة ، ساخنة (لحوم وأسماك) ، حلوى ، مشروبات كحولية (لكل طبق خاص به). بعد العشاء (الذي يستمر لمدة ساعة) ، يتم دعوة الضيوف إلى غرفة المعيشة ، حيث يتم تقديم الشاي أو القهوة.
"العشاء" هو أحدث حفل استقبال يبدأ الساعة 21.00 أو بعد ذلك. قائمته تشبه قائمة العشاء. بالإضافة إلى شكل الملابس - بدلة داكنة ، بدلة توكسيدو أو معطف خلفي للرجال وفساتين سهرة للنساء.
"بوفيه الغداء" - حفل استقبال أقل رسمية (يتم تنظيمه عادة بعد عرض فيلم أو حفلة موسيقية). يتم تقديم طاولات مع المقبلات مثل طاولة البوفيه. الجلوس على الطاولات لـ 4-6 أشخاص مجاني.
الخطوة 6
عند تنظيم حفل استقبال ، فكر في كل شيء بأدق التفاصيل. تأكد من أن حجم الغرفة يتناسب مع عدد الضيوف. أما بالنسبة للقائمة ، فيجب أن تأخذ في الاعتبار الأذواق والتقاليد الوطنية والدينية للضيوف (اهتم ، حسب الاقتضاء ، بإعداد كل من الأطباق الخالية من الدهون والنباتية).
