في عملية العمل ، يجب على رؤساء المنظمات الاحتفاظ بالسجلات. وهذا يشمل شؤون الموظفين والمحاسبة والمحاسبة الضريبية. من السهل أن نفهم أن هذا يعني حجمًا كبيرًا إلى حد ما من الأوراق المالية ، وبالتالي المعلومات. لتجنب الالتباس في البيانات ، من الضروري التخطيط بشكل صحيح لصيانة الوثائق.
تعليمات
الخطوة 1
إذا كانت المنظمة كبيرة ، فمن المستحسن تعيين موظف لكل موقع. دعنا نقول أن هناك حاجة إلى موظف واحد لتسجيل مستندات الموظفين ، وهناك حاجة إلى آخر أو حتى عدة موظفين للمحاسبة. في الوصف الوظيفي ، حدد بوضوح مسؤوليات كل شخص يعمل في ولايتك. بادئ ذي بدء ، قم بتضمين بند حول كيفية الاحتفاظ بالسجلات.
الخطوة 2
إذا كنت تريد توفير المال ، يمكنك الاحتفاظ بالوثائق بنفسك. بالنسبة لسجلات الموظفين ، قم بشراء عدة مجلدات ودفتر ملاحظات. ستكون هناك حاجة إلى مجلدات لتجميع المستندات. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء مجلد للموظفين الذين يعملون حاليًا في المؤسسة ؛ هناك حاجة إلى مجلد آخر للأرشيف. لتسهيل العثور على المعلومات ، قم بتدوين البيانات في دفتر ملاحظات. لنفترض أنهم استأجروا موظفًا. في دفتر الملاحظات ، اكتب معلومات موجزة عنه ، وحدد أيضًا المجلد الذي يمكنك العثور فيه على بيانات أكثر تفصيلاً.
الخطوه 3
تأكد من ترقب المستندات المحدثة. لكل موظف ، يجب عليك إصدار بطاقة شخصية ، وإدخال جميع المعلومات حول العمل هنا. على سبيل المثال ، ذهب موظف في إجازة ، اكتب هذه المعلومات على البطاقة. يجب عليك أيضًا ملء جدول زمني شهريًا.
الخطوة 4
المحاسبة أكثر تعقيدًا وتستغرق وقتًا طويلاً. لإجراء ذلك ، تحتاج إلى معرفة خاصة. تأكد من اتباع التغييرات في التشريعات. يجب أن تكون المستندات في مجلدات ("الاتفاقيات" ، "البنك" ، "دفتر النقدية" ، "الفواتير الصادرة" ، "الفواتير المستلمة" ، "التقارير المسبقة" ، إلخ.). يجب أن تكون جميع الوثائق مرتبة ترتيبًا زمنيًا. سيتعين عليك ترقيم بعض المحفوظات وتثبيتها واعتمادها بختم وتوقيع. تتضمن هذه المستندات دفترًا نقديًا ودفتر مبيعات ومشتريات وغيرها.
