يجب إعداد اجتماعات العمل والاجتماعات والمؤتمرات بعناية وعقدها كما هو مخطط لها مع اتفاق مبدئي على التاريخ والمكان والوقت. إذا تم إلغاء اجتماع أو تأجيله ، فيجب إخطار جميع الشركاء مسبقًا عن طريق إرسال رسالة مكتوبة أو شفوية.
ضروري
إخطار كتابي أو شفوي
تعليمات
الخطوة 1
في الاجتماع ، تتم مناقشة القضايا الحالية للمؤسسة أو التخطيط لها أو حل المشكلات الطارئة مع الشركاء. خطط لأي اجتماع مقدمًا. إذا كنت قد حددت موعدًا مع كبار المتخصصين أو رؤساء الأقسام الهيكلية وكنت تخطط لعقد الاجتماع داخل المؤسسة ، فأبلغ السكرتير أو الموظف عن إلغاء الاجتماع أو تأجيله. سيتم إخطار جميع الموظفين المسؤولين عن طريق الاتصال الداخلي. لا داعي لشرح السبب والاعتذار.
الخطوة 2
إذا كنت قد وافقت على عقد حدث مع الشركاء وأخطرتهم مسبقًا ، فيجب عليك إبلاغهم مسبقًا بإلغاء الاجتماع في شكل شفهي أو كتابي بسيط.
الخطوه 3
أنت ملزم بإبلاغ الشركاء عن سبب إلغاء الاجتماع المقرر ، وإبلاغ التاريخ الجديد ومكان ووقت الاجتماع الجديد والاعتذار بصدق.
الخطوة 4
يجب أن يتلقى شركاء الأعمال من مدينة أو منطقة أخرى إشعارًا بتأجيل الاجتماع أو إلغائه قبل أن يتاح لهم الوقت للخروج أو المغادرة لحضور الاجتماع.
الخطوة الخامسة
إذا كان شركاؤك غير قادرين على حضور اجتماع مجدول ، فيجب عليهم إخطارك في شكل شفهي أو كتابي بسيط ، وتحديد التاريخ الذي سيكونون فيه مرتاحين للاجتماع ، وتقديم اعتذار صادق ، وتقديم سبب لإلغاء الاجتماع.
الخطوة 6
استعد جيدًا لاجتماعك الجديد. قم بإلغاء جميع رحلات العمل والمواعيد وجدولة الوقت حتى لا يتكرر الحادث مرة أخرى. إذا قمت بتأجيل الأحداث المهمة بشكل منهجي ، ولم تستوف شروط الاتفاقية ، فقد يعتبرك الشركاء شخصًا غير مسؤول تمامًا ولديك الحق في التفكير في مدى استصواب المزيد من التعاون التجاري مع شركتك.
الخطوة 7
تعامل مع أي اجتماع أو لقاء أو لقاء بكامل المسؤولية. رفض عقد الاجتماعات في الوقت المحدد فقط عند الضرورة القصوى.
